Ce reprezintă ‘ERP’ și în ce constau sistemele ERP?

Dacă vă întrebați ce sunt sistemele ERP și dacă acestea sunt necesare și aplicabile pentru afacerea dumneavoastră, luați în considerare câte produse software operați în diferitele unități pe care le gestionați, dacă acestea sunt compatibile și dacă pierdeți informații sau duplicați date.

ERP sau software-ul de Planificare a Resurselor Întreprinderii este conceput pentru a introduce ordinea într-un mediu haotic, pentru a vă oferi claritate în timp real cu privire la toate aspectele afacerii dumneavoastră și pentru a vă ajuta să planificați mai ușor și mai eficient pe viitor.

Sistemele ERP sunt utilizate în toate procesele necesare funcționării unei companii - managementul personalului și clienților, finanțe, producție, disponibilitatea materialelor sau produselor, sisteme de livrare, servicii, comenzi și multe altele. Pe scurt, ERP combină toate aceste procese și activități într-un singur sistem, oferindu-vă o imagine clară în timp real.

Productivitate îmbunătățită, eficiență sporită, costuri optimizate și procese simplificate sunt doar câteva dintre principalele beneficii ale unui sistem ERP. Planificarea resurselor pentru întreprinderi (sistemul ERP) este un tip de software pe care organizațiile îl utilizează pentru a gestiona activitățile de zi cu zi, cum ar fi vânzările, achizițiile și gestionarea tuturor celorlalte operațiuni. Pachetul nostru ERP include, de asemenea, software de gestionare a performanței întreprinderii (BI) care vă ajută să planificați, să prognozați și să raportați rezultatele financiare ale organizației.

Sistemele ERP sunt utilizate pentru a conecta mai multe procese de afaceri și a permite schimbul de date între acestea - în acest scop colectează date partajate ale organizației din mai multe surse. Sistemele ERP elimină duplicarea informațiilor și oferă o imagine completă pentru afacere, într-o singură platformă.

Sistemele ERP sunt proiectate în jurul unei singure platforme, care are o bază de date și o interfață comune. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că informațiile utilizate în întreprindere sunt canalizate și bazate pe definiții și cerințe uniforme. Scopul principal al unui ERP este de a integra oameni, procese și tehnologii în întreprinderea modernă.

Pentru a vă ilustra capabilitatea sistemului ERP, vom lua ca exemplu o companie producătoare de mașini deoarece aceasta necesită achiziționare de piese și componente de la mai mulți furnizori. Sistemul ERP ar facilita procesul de urmărire a stocurilor și achiziționarea materialelor și componentelor necesare, și ar asigura folosirea acelorași date corecte în fiecare etapă a procesului - de la comandă până la plată. Același principiu se aplică raportării și analizei. Dacă un sistem ERP este implementat corect în compania auto respectivă, componenta „plăcuțe de frână” de exemplu, va fi identificată în sistemul ERP simultan cu: numele piesei, dimensiunea, materialul, sursa, numărul lotului, numărul furnizorului, numărul de serie, prețul și alte specificații, fără duplicare și fără a mai apărea în alte locuri sub diferite denumiri. Acest proces funcționează în tandem cu multe alte elemente descriptive și bazate pe date, scurtând procesul de introducere și duplicare manuală a informațiilor.

Un principiu de bază al sistemului ERP este colectarea centralizată de date pentru o distribuție amplă. În loc de mai multe baze de date independente cu un inventar interminabil de foi de calcul disjuncte, sistemele ERP introduc ordine în aceste procese. Astfel, toți utilizatorii - de la CEO până la angajații din magazin - pot crea, stoca și utiliza aceleași date, sistemul fiind special conceput pentru a se asigura că informațiile sunt corecte și complete.

Astăzi, sistemele ERP sunt esențiale pentru gestionarea a mii de companii de toate dimensiunile și din toate industriile. Aceste companii utilizează sistemele ERP ca o infrastructură indispensabilă pentru funcționarea afacerii lor.

Sclavul afacerii sau pierdut în date?

Dacă simțiți, din ce în ce mai des, că imaginea de ansamblu a afacerii dumneavoastră se pierde din cauza analizei detaliilor care necesită prea mult timp și resurse, poate a sosit momentul să considerați ideea implementării unui sistem ERP. Fiți sinceri și vedeți dacă următoarele descrieri se aplică în cazul dumneavoastră și funcționării organizației dumneavoastră.

Petreceți din ce în ce mai mult timp cu activități zilnice - uneori utilizarea a prea multe aplicații diferite poate provoca întârzieri în gestionarea activităților cheie. Software-ul ERP integrează soluții și date într-un singur sistem cu o interfață comună, care facilitează comunicarea unităților de afaceri și munca eficientă.
Aveți multe întrebări fără răspuns despre afacerea dumneavoastră - puteți răspunde cu ușurință la întrebări importante despre afacerea dumneavoastră cum ar fi: care sunt veniturile din linia de producție sau rentabilitățile? Dacă nu, înseamnă că sistemele detașate și lipsa accesului la parametri esențiali vă încetinesc. Acest lucru vă încetinește totodată analiza și deciziile.
Aveți procese de afaceri neclare - poate fi dificil să gestionați inventarul, să satisfaceți clienții sau să țineți costurile sub control. Dacă vă regăsiți ]n această situație, înseamnă că procesele dumneavoastră necesită restructurare pentru a putea realiza creșteri ale afacerii sau schimbarea priorităților.
Aveți procese manuale de introducere intensivă de date - majoritatea departamentelor dumneavoastră folosesc propriile aplicații și procese pentru a-și face treaba? În acest caz, este posibil să pierdeți mult prea mult timp și resurse pe date duplicate. Când informațiile nu pot circula ușor între sisteme, raportarea durează mai mult, erorile sunt mai dese și luarea deciziilor este mai dificilă.
Vă lipsește capacitatea de a acționa rapid - petreceți atât de mult timp conducându-vă afacerea încât nu puteți căuta noi oportunități? Noile sistemele ERP includ capabilități avansate și inteligente, cum ar fi învățarea automată și analiza predictivă care facilitează identificarea unor întreprinderi noi și potențial profitabile.

Implementarea software-ului ERP este o soluție fundamentală și ar trebui bine gândită. Aceasta este o condiție necesară mai ales dacă implementați pentru prima dată o soluție software completă. Dacă doriți să vedeți o schimbare pozitivă în afacerea dumneavoastră și să obțineți o creștere generală, este important să luați măsurile necesare, pas cu pas, pentru a vedea beneficiile. Trebuie să rețineți că procesul implementării este îndelungat și, pe lângă investițiile financiare, acesta necesită răbdare, perseverență și o motivație constantă.

Avantajele ERP

Competitivitate

Software-ul ERP necesită o investiție considerabilă însă, pe termen lung, costurile dumneavoastră pot ajunge să fie și mai mari fără un sistem care să reunească toate informațiile despre afacerea dumneavoastră.

Unii manageri aleg să adere la metode dovedite și conservatoare, alții, pe de altă parte, caută soluții tehnologice inovatoare. Implementarea software-ului ERP vă ajută să vă mențineți competitivitatea cu soluții mai rapide bazate pe analize în timp real, protejându-vă de potențiale erori costisitoare.

Eficiență îmbunătățită a procesului

Reducerea introducerii manuale economisește timp, previne erorile și minimizează duplicarea proceselor. ERP-ul se ocupă de asta. Acest lucru nu numai că îmbunătățește productivitatea, ci reduce semnificativ posibilitatea de a lucra cu date inexacte. Implementarea software-ului ERP îmbunătățește activitățile zilnice de afaceri prin simplificarea proceselor, ceea ce facilitează colectarea de informații de la toate departamentele în timp real.

Previziuni precise

Sistemele ERP oferă utilizatorilor dumneavoastră - în special managerilor - instrumentele de care au nevoie pentru a crea prognoze mai precise. Informațiile despre stocuri și vânzări, servicii financiare și servicii pentru clienți ajută la previziuni realiste, astfel încât compania să poată reduce eficient costurile. Deoarece informațiile ERP sunt cât se poate de exacte și actualizate în timp real, companiile pot face planuri realiste și eficiente pentru operațiunile lor de zi cu zi.

Interacțiune între departamente

O mare provocare pentru orice afacere este eliminarea zidurilor invizibile dintre diferitele departamente, care acționează uneori ca și concurenți în cadrul aceleiași companii. Salvarea informațiilor în diferite unități care pot avea diferite motivații, distorsionează în cele din urmă imaginea și deteriorează activitatea. Interacțiunea dintre diferite echipe este crucială pentru luarea deciziilor corecte. Datele introduse în sistemele ERP sunt centralizate, coerente și actualizate iar acest lucru face aproape imposibil ca departamentele să lucreze separat și fără a face schimb de informații. Software-ul ERP permite schimbul de informații în orice moment, asigurându-se că datele sunt exacte.

Partajarea informațiilor în timp real printr-o bază de date centralizată este unul dintre principalele avantaje ale unui ERP. Deoarece sistemul ERP conține date din întreaga afacere, părțile interesate pot accesa cu ușurință informații din alte departamente pentru a efectua analize.

Mobilitate

Un avantaj al software-ului de planificare a resurselor întreprinderii este capacitatea sa de a utiliza date chiar și în afara biroului. Cu software-ul ERP, utilizatorii au acces la o bază de date centralizată de oriunde lucrează, precum și de la o varietate de dispozitive precum laptop, tabletă sau telefon mobil. Adaptabilitatea software-ului ERP este crucială deoarece crește productivitatea și face accesibilă informațiile oriunde vă aflați.

Fiabilitatea datelor

Sistemul ERP oferă date fiabile care pot fi accesate din diferite locații (dacă sunt implementate în cloud). Dar utilizarea de la distanță a tuturor informațiilor de afaceri ridică problema securității. ERP permite încorporarea unei protecții suplimentare, care, în conformitate cu regulile de utilizare, elimină riscul ca informațiile importante să ajungă pe mâini greșite. Precizia și securitatea sunt cheia software-ului ERP.

Raportare personalizată

Software-ul ERP simplifică raportarea. Acest lucru facilitează răspunsul companiei la solicitările complexe de informații agregate. Angajații au posibilitatea de a-și face propriile rapoarte personale, ceea ce economisește timp și oferă posibilitatea de a lucra la alte proiecte fără întârziere.

Productivitate crescută

Prin automatizarea proceselor redundante, angajații au mai mult timp să lucreze la alte sarcini prioritare care necesită într-adevăr mai multă atenție și concentrare.

Respectarea reglementărilor

ERP poate fi proiectat pentru a monitoriza reglementările din industrie și modificările de regulamente. Acest lucru permite companiei să țină pasul cu prevederile legale, să nu rateze termenele limită pentru modificări și să evite discrepanțe semnificative care ar putea duce la sancțiuni pentru nerespectare.

Sisteme flexibile

Sistemele software ERP moderne sunt stabile, flexibile și supuse unor diferite opțiuni de configurare. Ele pot fi adaptate nevoilor unice ale afacerii specifice. Sistemele ERP se pot adapta, de asemenea, la nevoile în continuă schimbare ale organizației, fără a fi nevoie de cumpărarea unei noi soluții software. Atunci când implementați software-ul ERP la alegere, este important să vă asigurați că produsul este adaptat afacerii dumneavoastră și că are toate caracteristicile necesare pentru a vă susține activitățile zilnice.

Avantajele software-ului de planificare a resurselor întreprinderii sunt multiple, însă înainte de a decide să faceți pasul implementării, trebuie să fiți bine informați și pregătiți pentru a evita posibile probleme ce pot apărea după ce ați făcut deja investiția.

Costuri de implementare și întreținere

Principala investiție este în software, însă timpul necesar implementării poate face procesul și mai scump. Clienții trebuie să țină cont de faptul că prețul unui ERP trebuie să includă costul forței de muncă și timpul necesar pentru implementarea cu succes a sistemului. În unele cazuri, poate fi necesar să angajați o echipă suplimentară de specialiști în informatică, precum și consultanți ERP. Taxa de întreținere este, de cele mai multe ori, separată de prețul licenței și poate fi necesar să investiți în hardware nou care să ofere infrastructura corectă pentru funcționarea software-ului ERP.

Dacă decideți să investiți într-un software ERP de bază, vă puteți asigura cu ușurință o combinație de caracteristici cu o singură licență. Este însă posibil ca introducerea unui model mai cuprinzător de gestiune să nu fie posibilă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Dar există o soluție pentru toate aceste probleme - puteți economisi o parte din costuri cu o soluție cloud, plătită lunar care vă oferă un serviciu ERP complet!

Nu economisiți la instruirea angajaților

Dacă nu v-ați declarat nevoile cu acuratețe și în detaliu iar software-ul nu le îndeplinește, se va dovedi că sistemul nu prestează conform cerințelor și, de fapt, personalizarea nu are loc. Acest lucru va complica procesele afacerii în loc să le ușureze.

Sistemele ERP deservesc toate departamentele companiei și în același timp, intră în detalii amănunțite când vine vorba de activitățile fiecărui departament. Acest lucru schimbă modul în care funcționează, elimină activitățile parazitare și oferă detalii complete ale fluxurilor de informații. Toate aceste optimizări sunt un plus pentru organizație, dar și una dintre cele mai mari probleme pentru implementarea sistemului. Deoarece adesea managerii din diferitele echipe nu pot evalua necesitatea unui astfel de sistem și / sau nu au pregătirea necesară pentru a percepe un astfel de nivel de integrare generală a datelor companiei, înainte de a implementa un sistem ERP, este o idee bună ca managerii din toate unitățile să urmeze un curs de informare care să le ofere o idee mult mai exactă a beneficiilor și a ceea ce trebuie să facă pentru a-și îndeplini sarcinile. S-a întâmplat ca întreprinderile să investească în ERP, dar să nu planifice corect etapele de implementare cu personalul lor.

O cerință cheie pentru implementarea ERP este ca echipa să fie bine instruită și convinsă să accepte software-ul, în ciuda complexității sale.

Conservatorism sau inovație

Aveți nevoie de un sistem ERP sau nu? Potențialele dificultăți în implementarea și întreținerea noii platforme nu trebuie să vă împiedice să încercați implementarea unui software ERP. Cu siguranță instrumentele care vă pot propulsa afacerea la următorul nivel au avantajele lor. Vi se cere totodată să ascultați sfaturile experților și, înainte de a vă decide cu privire la o schimbare atât de mare, să faceți o evaluare onestă și detaliată a nevoilor și domeniilor problematice ale organizației dumneavoastră.

ERP sau sistemele pentru planificarea unificată a resurselor companiei sunt considerate în prezent a fi cea mai înaltă clasă de software pentru afaceri.

Unul dintre principalele avantaje ale unui ERP, în comparație cu alte sisteme utilizate, este capacitatea de gestionare centralizată a activităților din întreaga companie, precum și controlul asupra implementării sarcinilor. Planificarea tuturor resurselor - materială, de timp, umană, financiară, preconizată, etc. - este de o mare importanță pentru corporații și va juca un rol din ce în ce mai crucial în competitivitate.

Inițiați sistemul ERP acum

Înregistrați-vă un sistem de testare gratuit

Pentru a vă face o idee despre cum funcționează Prim.io, puteți crea un sistem de încercare gratuit aici. Acordați atenție planurilor de preț pe care le oferim deoarece sistemul de testare va avea funcționalități diferite în funcție de planul de preț ales.

Înregistrați-vă o demonstrație gratuită cu date prestabilite

Pentru a obține acces la versiunea demo Prim.io avem nevoie de o adresă de e-mail la care vă putem trimite detaliile de conectare. La e-mailul specificat, veți primi link-ul sistemului funcțional fără restricții, încărcat cu date prestabilite pentru a vă putea forma o idee despre Prim.io.

Contactați-ne experții în implementare

Economisiți timp și stabiliți o întâlnire față în față sau online cu echipa noastră de implementare, aici. Consultanții noștri vă vor oferi acces la sistemul ERP, vă vor prezenta Prim.io și vă vor răspunde la orice întrebare. Dacă preferați un alt mod de comunicare, ne puteți găsi și la numărul de telefon +40 (31) 631 4371 sau ne puteți trimite un e-mail la info@prim.io.