ERP или софтуер за планиране на ресурсите на предприятието, е създаден, за да въведе ред в хаоса, да ви даде яснота в реално време за всички аспекти на дейността ви, както и да ви помогне да планирате по-лесно и ефективно.
ERP системи се използват в всички процеси, необходими за функционирането на една компания - управлението на хора, финансите, производството, наличностите на материали или продукти, система за доставки, услуги, поръчки и други. Най-просто казано, ERP съчетава тези процеси и дейности в единна система, като ви дава ясна картина в реално време.
Подобрената производителност, повишената ефективност, оптимизираните разходи и рационализираните процеси, са само част от основните предимства на ERP. Планиране на ресурсите на предприятието (ERP системи) са вид софтуер, който организациите използват за управление на ежедневните бизнес дейности като продажби, поръчки, управление на риска, както и управление на всички операциите по веригата. Пълният ERP пакет включва и управление на работата на предприятието, софтуер, който помага да планирате, прогнозирате и отчитате финансовите резултати на организацията.
ERP системи се използват за свързване на множество бизнес процеси и позволяват обмена на данни между тях, като за целта събират споделени данни на организацията от множество източници. ERP системите елиминират дублирането на информация и осигуряват цялата картина за бизнеса, при един-единствен източник.
ERP системи се проектират около една схема, която обикновено има обща база данни и интерфейс. Това помага да се гарантира, че информацията, използвана в предприятието, е канализирана и се базира на уеднаквени дефиниции и изисквания. Основната цел на ERP е да интегрира хора, процеси и технологии в модерното предприятие.
Производството на автомобили е добър пример за смисъла от ERP, защото се изисква закупуване на части и компоненти от множество доставчици. ERP система би улеснила процеса за проследяване на наличностите и закупуването на необходимите материали и компоненти, както да гарантира, че на всеки етап от процеса – от заявка до заплащане, използва еднакви и верни данни. Същият принцип се отнася до отчитането и анализите. Ако една ERP система е внедрена правилно в същата автомобилна компания, компонентът „предни спирачни накладки“, се идентифицира в системата едновременно с име на част, размер, материал, източник, номер на партида, номер на доставчика, сериен номер, цена и спецификация , без да се дублира и да излиза на няколко места под различно наименование. Това става едновременно с множество други описателни и базирани на данни елементи, като съкращава процеса на ръчно въвеждане и дублиране на информацията.
Основен ERP принцип е централизираното събиране на данни за широко разпространение. Вместо няколко самостоятелни бази данни с безкраен опис на разединени електронни таблици, ERP системите въвеждат ред, така че всички потребители - от изпълнителния директор до обикновените служители - да могат да създават, съхраняват и използват същите данни, като системата е така конструирана, че да е сигурно, че информацията е вярна и пълна.
Днес, ERP системите са от решаващо значение за управлението на хиляди предприятия от всякакъв калибър и във всички индустрии. Тези компании използват ERP системи като незаменима инфраструктура за функционирането на бизнеса им.
Роб на бизнеса или изгубени в данните
Ако все повече имате усещане, че общата картина на бизнеса ви се губи, защото анализа на детайлите отнема много време и ресурс, може би е дошъл точният момент да погледнете към идеята за въвеждане на ERP система. Опитайте да си отговорите честно дали следващите описания се отнасят за вас и функционирането на организацията ви.
- Вие отделяте все повече време за ежедневни дейности - понякога използването на твърде много и различни приложения може да е причина за забавяне в управлението на ключови дейности. Софтуерът ERP интегрира решения и данни в една система с общ интерфейс, което улеснява комуникацията на бизнес звената и ефективната работа.
- Имате много въпроси за бизнеса си без отговор - можете ли лесно да отговорите на важни въпроси за вашия бизнес - като приходи по продуктова линия или възвръщаемост? Ако не, отделените системи и липсата на достъп до показатели, ви бавят. Така бавят анализа и решенията ви, за които все по-често нямате време, за да отделите дни.
- Имате “размити” бизнес процеси - може би е по-трудно да управлявате инвентара, да удовлетворявате клиентите или да държите разходите под контрол. Ако е така, вашите бизнес процеси изискват преструктуриране, за да постигнат растеж или промяна на приоритетите.
- Имате ръчни процеси с интензивно въвеждане на данни - повечето от отделите ви използват ли свои приложения и процеси, за да си вършат работата? В такъв случай има вероятност да отделяте твърде много време и ресурс за дублирани данни. Когато информацията не може да протича безпроблемно между системите, отчитането отнема повече време, често се случват грешки и се затруднява вземането на решения.
- Липсва ви възможност за бързи движения - прекарвате ли толкова много време в управление на бизнеса си, че не можете да търсите нови възможности? По-новите ERP системи включват разширени, интелигентни възможности, като машинно обучение и прогнозен анализ, които улесняват идентифицирането на нови и потенциално печеливши начинания.
Внедряването на ERP софтуер е фундаментално решение и трябва да бъде обмислено добре. Това е абсолютно задължително, ако ще прилагате цялостно софтуерно решение за първи път. Ако искате да видите положителна промяна в бизнеса и да постигнете цялостен растеж, е важно да предприемете необходимите стъпки, за да видите ползите. Трябва да имате предвид, че процесът е дълъг и освен финансова инвестиция, изисква търпение, постоянство и неотслабваща мотивация.