Ce este un ERP conform SAF-T în România? Ghid complet D406

Pe scurt

• Conformitatea SAF-T ține de întregul sistem: programul de contabilitate depune D406, iar ERP-ul decide dacă datele care ajung în el sunt corecte.
• Cine ce face: într-o configurație cu Prim.io, SAGA ține contabilitatea și exportă D406. Prim.io gestionează comenzile, stocurile și livrările și lucrează nativ cu e-Factura și e-Transport.
• Toate firmele depun acum: contribuabilii mici și persoanele nerezidente înregistrate în scopuri de TVA au intrat în obligație la 1 ianuarie 2025.
• Termen: depui D406 lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare.
• Amenzi de la 500 lei: depunerea cu întârziere costă între 1.000 și 5.000 lei, iar o declarație incorectă sau incompletă, între 500 și 1.500 lei.
• Date dintr-o singură sursă: când toate canalele de vânzare alimentează același set de date, tranzacțiile ajung în programul de contabilitate deja corelate, iar un D406 corect devine mult mai ușor de obținut.

Cum funcționează conformitatea SAF-T în România

Dacă vinzi în România, probabil ți-a pomenit și ție contabilul de „D406”, cu un mic oftat. În realitate, lucrurile sunt mai simple decât lasă să se înțeleagă oftatul.

Un ERP conform SAF-T este un software de gestiune care face parte dintr-un sistem capabil să genereze un fișier D406 valid pentru ANAF. Unele ERP-uri exportă singure D406. Altele transmit date corecte despre tranzacții către programul de contabilitate care depune declarația, cum este SAGA. În ambele cazuri, fișierul e la fel de corect ca datele din spatele lui.

SAF-T vine de la Standard Audit File for Tax (în română, Fișierul standard de control fiscal), formatul standard prin care autoritățile fiscale verifică evidențele unei firme. D406 (Declarația informativă D406) este declarația prin care acest fișier ajunge la ANAF, Agenția Națională de Administrare Fiscală.

ERP-ul contează pentru că de el depinde calitatea datelor. Un ERP îți gestionează toată activitatea dintr-o singură platformă (ce face un sistem ERP), așa că vânzările, stocurile, achizițiile și livrările lucrează cu aceleași cifre. Când aceste cifre ajung în programul de contabilitate deja corelate, un D406 corect devine mult mai ușor de obținut.

Ca să fie clar care e rolul nostru: Prim.io nu depune D406. În România, SAGA ține contabilitatea și exportă fișierul. Prim.io gestionează operațiunile din spatele fiecărei înregistrări contabile (brandurile care lucrează pe platformă procesează peste 3,1 milioane de comenzi pe lună) și lucrează nativ cu e-Factura și e-Transport.

Mai jos afli cine trebuie să depună, care este termenul pentru D406, ce se întâmplă dacă întârzii sau greșești și cum se împart sarcinile între ERP și programul de contabilitate.

Ce este SAF-T și ce este declarația D406?

SAF-T este un fișier standardizat care conține datele tale contabile și fiscale. ANAF îl folosește pentru controale fiscale digitale, ca inspectorii să nu mai ceară dosare întregi de documente pe hârtie. În România, îl transmiți prin declarația informativă D406, generată ca fișier XML (un format text structurat, pe care software-ul îl poate citi fără ca cineva să reintroducǎ datele).

Fișierul are cinci secțiuni. Potrivit Sovos, cele cinci secțiuni ale D406 sunt: Registrul general (General Ledger), Clienți (Accounts Receivable), Furnizori (Accounts Payable), Active imobilizate (Assets) și Stocuri (Stocks).

Ce date conține D406?

Mulți presupun că toate cele cinci secțiuni ajung la ANAF împreună. Nu e așa, iar diferența contează pentru calendarul tău de raportare.

D406-ul lunar sau trimestrial acoperă doar registrul general, clienții și furnizorii. Activele imobilizate și stocurile se raportează separat, fiecare cu propriul termen.

Fișierul de active se depune o dată pe an, la același termen precum situațiile financiare anuale. Fișierul de stocuri, în schimb, se depune doar la cererea ANAF și, chiar și atunci, ai la dispoziție cel puțin 30 de zile ca să răspunzi (Sovos).

Cât despre volumul de date, PwC România arată că structura SAF-T din România conține peste 390 de elemente obligatorii pe care contribuabilii trebuie să le raporteze.

Să aduni manual toate aceste date în fiecare lună, din câteva fișiere Excel, ar dura mult, iar riscul unei greșeli de tastare e mare. Când operațiunile și contabilitatea sunt conectate, programul de contabilitate completează aceste câmpuri din tranzacții înregistrate corect de la bun început. Este o variantă mult mai sigură.

Cine trebuie să depună SAF-T în România și de când?

România nu a introdus SAF-T pentru toată lumea deodată. Obligația a fost aplicată etapizat, în funcție de categoria contribuabilului, între 2022 și 2025. Sovos prezintă etapele de introducere a SAF-T în România astfel:

Ultimul rând este cel pe care vânzătorii străini îl scapă cel mai des din vedere. Chiar dacă firma ta are sediul în afara României, dacă ai cod de TVA românesc trebuie să depui un D406 simplificat, limitat la achizițiile și vânzările făcute prin acel cod de TVA (Sovos). Mulți vânzători multicanal de pe eMAG, Amazon sau din propriul magazin online sunt exact în această situație.

S-a mai schimbat ceva de la începutul implementării: perioada de grație. PwC explică faptul că firmele care depuneau pentru prima dată au avut o perioadă de grație de șase luni pentru prima declarație lunară și de trei luni pentru prima declarație trimestrială. Între timp, toate categoriile au epuizat-o, inclusiv cele intrate în obligație în 2025, așa că amenzile de mai jos se aplică.

Care este termenul pentru D406 și ce amenzi riști?

Termenul e ușor de calculat, pentru că D406 urmează același ritm ca decontul de TVA. PwC România explică faptul că declarația se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA, iar firmele neînregistrate în scopuri de TVA depun trimestrial. În ambele cazuri, termenul este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.

Exemplu: dacă depui decontul de TVA lunar, D406 pentru martie trebuie depus până la 30 aprilie.

Dacă ratezi termenul, începe să te coste. Potrivit Codului de procedură fiscală, depunerea cu întârziere se sancționează cu amendă între 1.000 și 5.000 lei, iar o declarație incorectă sau incompletă, cu amendă între 500 și 1.500 lei (Accace, PwC). Există o excepție importantă: dacă corectezi declarația incorectă înainte de următorul termen de raportare, nu primești amendă (TPA).

Cum depistează ANAF declarațiile întârziate sau greșite?

Controalele s-au intensificat odată cu amenzile. Din august 2024, ANAF trimite notificări automate contribuabililor care nu au depus D406 sau au depus-o cu erori, iar firmele notificate au avut 30 de zile să remedieze situația (Accace).

Chiar dacă n-ai primit o astfel de notificare, merită să știi ce verifica, de fapt, ANAF. Accace arată că testele de consistență pe secțiunea General Ledger Entries (înregistrările din registrul general) au semnalat patru tipuri de probleme:

• Valoarea taxei nu corespunde codului de taxă
• Valoarea taxei nu are niciun cod de taxă asociat
• Valoare greșită a TVA în conturile 4426, 4427 sau 4428 (TVA deductibilă, TVA colectată și TVA neexigibilă)
• Secțiunea General Ledger Entries lipsește sau este incompletă

Fiecare dintre aceste erori pornește de la modul în care a fost înregistrată tranzacția. Corectarea datelor chiar în punctul în care sunt introduse, înainte să ajungă în programul de contabilitate, este cea mai sigură cale să-ți ții D406 departe de rapoartele de erori ale ANAF.

Cum se generează fișierul SAF-T?

Transformarea tranzacțiilor zilnice în fișier este un proces destul de mecanic. Fiecare tranzacție este mapată pe structura SAF-T în momentul în care e înregistrată în contabilitate. Când vine termenul, programul care ține contabilitatea exportă D406 ca fișier XML.

Într-o configurație cu Prim.io, acel program este SAGA. Rolul Prim.io vine mai devreme: se asigură că comenzile, retururile și livrările din spatele fiecărei înregistrări sunt corect consemnate înainte să ajungă în SAGA.

Cum validezi și depui D406?

Înainte de depunere, treci fișierul prin DUKIntegrator, aplicația gratuită a ANAF care verifică fișierul XML după regulile ANAF. Aplicația este actualizată periodic (cele mai recente versiuni ale validatorului și ale schemei au fost republicate în februarie 2026), așa că folosește întotdeauna ultima versiune. După ce fișierul trece validarea, îl depui ca PDF cu fișierul XML atașat, semnat electronic (Sovos).

Mai sunt două limite practice de reținut. Un D406 nu poate depăși 500 MB, așa că fișierele mai mari trebuie împărțite în mai multe declarații pentru aceeași perioadă. Dacă descoperi o greșeală după depunere, o poți corecta printr-o declarație rectificativă (PwC).

Pentru brandurile care livrează mii de comenzi pe lună, limita de dimensiune poate fi atinsă mai repede decât te aștepți, așa că verifică dacă programul tău de contabilitate poate împărți corect fișierele mari.

Cine ce face într-o configurație conformă SAF-T

Există două modele uzuale. Unele ERP-uri țin contabilitatea și exportă singure D406. Altele împart sarcinile: ERP-ul gestionează operațiunile, iar programul de contabilitate ține evidența contabilă și depune declarația. Ambele modele pot fi conforme, cât timp fiecare tranzacție ajunge corect în contabilitate.

Prim.io folosește al doilea model. Iată cum se împart sarcinile între Prim.io și SAGA:

Ai nevoie de un program de contabilitate separat?

Da. În România, Prim.io nu ține registrul general și nu exportă D406, așa că ai nevoie de un program de contabilitate care face acest lucru.

Dacă contabilul tău lucrează deja în SAGA, poate continua să lucreze în SAGA. Prim.io exportă facturile de vânzare și de achiziție în SAGA cu un singur click, fără ca cineva să le introducă din nou.

Când fondatorii ne întreabă dacă ar trebui să-și schimbe programul de contabilitate, de obicei le recomandăm să-l păstreze. Câștigurile mari vin din corectarea punctului în care datele intră în firmă, iar implementarea la clienții noștri durează în medie șase săptămâni.

De ce contează datele corecte de la sursă pentru brandurile multicanal

Brandurile cu care vorbim descriu des aceeași închidere de lună. Comenzile de pe eMAG sunt într-un export, cele de pe Amazon în altul, magazinul online are propriul raport, iar retururile sunt ținute într-un Excel numit cam „FINAL_v3”. Apoi, seara târziu, D406 pică validarea în DUKIntegrator din cauza unui cod de taxă pe contul 4427.

De obicei, fiecare om implicat și-a făcut treaba corect. Problema e că datele au venit din cinci locuri, în cinci formate diferite, iar D406 este primul document care cere ca toate să se potrivească.

Soluția este să nu mai lași datele să se împrăștie. Prim.io îți conectează canalele prin integrări native cu eMAG, Amazon, WooCommerce și Shopify, plus curieri din România precum Fan Courier, Sameday și Cargus.

Platforma reduce și munca manuală din jurul fiecărei comenzi: brandurile petrec cu 60% mai puțin timp cu procesarea comenzilor. Cu mai puține intervenții manuale pe fiecare comandă, scad și șansele ca un cod de taxă greșit să ajungă în SAGA. Datele sosesc deja corelate, așa că la închiderea de lună contabilul tău verifică cifrele, în loc să le reconcilieze.

Cum se leagă SAF-T, e-Factura și e-Transport

Toate trei obligațiile trec prin ANAF și folosesc XML, dar au roluri diferite. Într-o configurație cu Prim.io, Prim.io gestionează nativ e-Factura și e-Transport, iar SAGA depune D406 pe baza acelorași date despre tranzacții.

Cum s-a extins e-Factura?

RO e-Factura s-a extins în trei etape începând cu 2024:

Unde intervine e-Transport?

e-Transport este a treia obligație, iar un sistem bun ar trebui s-o acopere și pe aceasta. Este sistemul național de monitorizare a transporturilor rutiere de bunuri și acoperă atât transportul intern de bunuri cu risc fiscal ridicat, cât și transportul rutier internațional.

Pentru transporturile interne, pragurile decid dacă ai sau nu obligația de declarare. Potrivit ghidului e-Transport realizat de Accace, declararea este necesară când vehiculul are cel puțin 2,5 tone, iar bunurile depășesc 500 kg sau 10.000 lei.

Cum corelează ANAF aceste declarații?

Chiar dacă sunt obligații separate, datele ajung la aceeași autoritate, iar ANAF începe să le coreleze. Pe pagina dedicată SAF-T, ANAF listează o aplicație, aflată în prezent în testare, care evaluează datele din D406 în raport cu modelul decontului de TVA D300, actualizată ultima dată în septembrie 2026.

În practică, o neconcordanță între facturi, fișierul SAF-T și decontul de TVA devine tot mai ușor de observat pentru ANAF. De aceea, e-Factura, e-Transport și contabilitatea ar trebui să pornească de la aceleași date despre tranzacții, chiar dacă declarațiile sunt depuse din sisteme diferite.

Ce să verifici la un ERP conform SAF-T

Toate acestea îți oferă un mod practic de a compara soluțiile. Majoritatea furnizorilor spun că produsul lor „suportă SAF-T”, așa că întrebarea utilă este cum produce întregul sistem, ERP plus program de contabilitate, un D406 corect. Am transformat fiecare cerință de raportare într-un criteriu pe care îl poți verifica la orice furnizor, inclusiv la noi.

Dacă vrei să vezi cum funcționează asta în practică, uită-te la brandurile care lucrează cu Prim.io și la rezultatele obținute pe toate canalele de vânzare.

Întrebări frecvente

Este SAF-T obligatoriu pentru toate firmele din România?

Pentru majoritatea firmelor, da. Contribuabilii mari depun din 2022, cei mijlocii din 2023, iar contribuabilii mici și persoanele nerezidente înregistrate în scopuri de TVA din 2025. Există însă excepții. Firmele cu activitatea suspendată temporar la Registrul Comerțului nu depun pentru perioada suspendării, iar entitățile care țin contabilitatea în partidă simplă nu intră, în general, sub incidența obligației, potrivit CECCAR Business Magazine.

Care este diferența dintre SAF-T și D406?

SAF-T este formatul, iar D406 este formularul. SAF-T definește cum sunt structurate datele contabile, iar D406 este declarația pe care o depui la ANAF cu acel fișier atașat.

Până când se depune D406?

Până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. Perioada de raportare este aceeași cu perioada fiscală de TVA (lunară sau trimestrială), iar firmele neînregistrate în scopuri de TVA depun trimestrial.

Prim.io depune D406?

Nu. În România, SAGA ține contabilitatea și depune D406. Prim.io furnizează datele operaționale din spatele fiecărei înregistrări și gestionează nativ e-Factura și e-Transport.

Pot depune SAF-T doar cu un program de contabilitate?

Da. Programul de contabilitate este cel care depune D406, cu condiția să exporte un XML valid și să conțină toate datele necesare. Va trebui în continuare să validezi fișierul în DUKIntegrator înainte de depunere. Pentru vânzătorii multicanal, ERP-ul ajută în amonte: vânzările, retururile și mișcările de stoc ajung în programul de contabilitate deja corelate, în loc să fie refăcute din exporturile fiecărui canal.

Cât costă un ERP conform SAF-T?

Depinde de cum împarți sarcinile, pentru că s-ar putea să plătești separat ERP-ul și programul de contabilitate. Planurile Prim.io pornesc de la 180 € pe lună pentru Prim Plus, cu trei utilizatori, cu facturare anuală, fără TVA. Prim Pro costă 540 € pe lună, iar Prim Enterprise, 1.710 € pe lună. e-Factura și e-Transport sunt incluse. Licența SAGA se plătește separat. Implementarea este un cost unic, stabilit în funcție de configurația ta. Detalii găsești pe pagina de prețuri Prim.io.

Firmele nerezidente trebuie să depună D406?

Da, dacă au cod de TVA românesc. Din 1 ianuarie 2025, persoanele nerezidente înregistrate în scopuri de TVA depun un D406 simplificat, care acoperă doar achizițiile și vânzările făcute prin acel cod de TVA (Sovos).

Ce trebuie să reții

• Conformitatea SAF-T depinde de întregul sistem: programul de contabilitate depune D406, iar ERP-ul stabilește dacă datele care îl alimentează sunt corecte.
• Începe prin a verifica în ce categorie de contribuabil te încadrezi, pentru că datele de început și regulile de raportare diferă pentru contribuabilii mari, mijlocii, mici și nerezidenți.
• D406 se depune până în ultima zi calendaristică a lunii următoare fiecărei perioade fiscale de TVA, așa că îl poți urmări ușor odată cu decontul de TVA.
• Depunerea cu întârziere te costă între 1.000 și 5.000 lei, o declarație incorectă între 500 și 1.500 lei (Accace), iar perioadele de grație s-au încheiat.
• Testele de consistență ale ANAF verifică direct codurile de taxă și conturile 4426, 4427 și 4428.
• Fișierul anual de active și fișierul de stocuri la cerere sunt separate de D406-ul obișnuit, fiecare cu propriul termen.
• Când e-Factura, e-Transport și contabilitatea pornesc de la aceleași date despre tranzacții, cifrele pe care ANAF le primește din fiecare sursă au șanse mult mai mari să se potrivească.

Concluzie

Acum că toate categoriile de contribuabili depun D406, iar perioadele de grație s-au încheiat, declarația a devenit o parte obișnuită a activității în România, la fel ca decontul de TVA de care este legată.

Cel mai simplu mod de a o ține sub control este un sistem în care programul de contabilitate depune pe baza unor date în care ai deja încredere. Rolul Prim.io este să se asigure că aceste date sunt corecte din momentul în care sunt introduse, astfel încât ziua depunerii în SAGA să se rezume, în mare, la un export și o validare.

Dacă vrei să vezi cum trimite Prim.io date corecte în SAGA și cum gestionează e-Factura și e-Transport, deschide un cont demo gratuit și explorează-l în ritmul tău. Nu îți cerem cardul și nu te așteaptă niciun pitch de vânzări.