Какво е ERP с отчитане на SAF-T в Румъния

Най-важното накратко

• В Румъния спазването на изискванията за SAF-T зависи от това как работят заедно системите ви. Счетоводният софтуер подава D406, а от ERP системата зависи дали данните за декларацията са коректни.
• Когато работите с Prim.io и SAGA, главната книга се води в SAGA и оттам се експортира D406. Prim.io управлява поръчките, наличностите и доставките и има вградена поддръжка на e-Factura и e-Transport.
• Задължението вече е в сила за всички групи данъкоплатци. За малките данъкоплатци и чуждестранните предприятия с регистрация по ДДС в Румъния то важи от 1 януари 2025 г.
• D406 се подава месечно или тримесечно според данъчния ви период по ДДС. Срокът е последният календарен ден на следващия месец.
• Санкциите започват от 500 румънски леи. За закъсняло подаване те са от 1 000 до 5 000 леи, а за грешна или непълна декларация — от 500 до 1 500 леи.
• Когато данните от всички канали за продажби се събират на едно място, те достигат до счетоводния софтуер вече сверени. Така е много по-лесно D406 да бъде изготвена правилно.

Как работи отчитането по SAF-T в Румъния

Ако продавате в Румъния, вероятно сте чували някой от финансовия екип да споменава „D406“ с въздишка. Задачата всъщност не е толкова сложна, колкото звучи.

ERP система с поддръжка на SAF-T помага да изготвите валиден D406 файл за ANAF. Някои ERP системи експортират файла директно. Други подават коректни данни към счетоводен софтуер като SAGA, чрез който се изготвя и подава декларацията. И в двата случая точността на крайния файл зависи от качеството на входните данни.

SAF-T е съкращение от Standard Audit File for Tax — стандартен формат, чрез който данъчните администрации проверяват счетоводството на дружествата. D406 (Declarația informativă D406) е румънската декларация, с която този файл се подава към Националната агенция за фискална администрация на Румъния (ANAF).

ERP системата е важна, защото от нея зависи качеството на данните. Тя обединява продажбите, наличностите, покупките и доставките в една платформа, така че всички работят с една и съща информация. Повече можете да прочетете в материала ни за възможностите на ERP системата. Когато тази информация постъпва в счетоводния софтуер вече сверена, правилното изготвяне на D406 е много по-лесно.

В Румъния Prim.io не подава D406. Главната книга се води в SAGA и оттам се експортира файлът. Prim.io управлява ежедневните операции, чиито данни след това се осчетоводяват. През системата брандовете обработват над 3,1 млн. поръчки месечно, а e-Factura и e-Transport са вградени в платформата.

По-долу ще разгледаме кой трябва да подава D406, какви са сроковете, какво се случва при закъснение или грешка и как се разпределя работата между ERP системата и счетоводния софтуер.

Какво представляват SAF-T и декларация D406

SAF-T е файл със счетоводни и данъчни данни в стандартен формат. ANAF го използва за електронни проверки на предприятията, вместо инспекторите да изискват купища документи на хартия. В Румъния той се подава чрез информационна декларация D406 като XML файл. Това е структуриран текстов формат, който софтуерът разчита автоматично, без нужда от повторно въвеждане на данните.

Според Sovos петте секции на D406 обхващат главната книга, вземанията, задълженията, дълготрайните активи и материалните запаси.

Какви данни съдържа D406

Честа грешка е да се смята, че петте секции се подават към ANAF наведнъж. За тях обаче важат различни срокове.

Редовната месечна или тримесечна декларация D406 включва само главната книга, вземанията и задълженията. Данните за дълготрайните активи и материалните запаси се подават отделно, по различен график.

Файлът за активите (Assets) се подава веднъж годишно, в срока за годишните финансови отчети. Файлът за запасите (Stocks) се подава само при поискване от ANAF, като в този случай разполагате с най-малко 30 дни за отговор (Sovos).

Според PwC Romania румънската SAF-T структура съдържа над 390 задължителни елемента, които данъкоплатците трябва да отчитат. Обемът на информацията е значителен.

Ръчното събиране на тази информация от няколко таблици всеки месец отнема време и създава риск от грешки. Когато ERP и счетоводният софтуер са свързани, полетата се попълват от вече записаните правилно операции. Това е много по-надежден начин на работа.

За кого е задължителен SAF-T в Румъния и от кога

Румъния въведе задължението поетапно между 2022 и 2025 г. според категорията на данъкоплатците. Sovos обобщава етапите на въвеждане на SAF-T в Румъния така:

Чуждестранните търговци често пропускат последния ред. Дори компанията ви да е установена извън Румъния, трябва да подавате опростена D406, ако имате румънски ДДС номер. Тя включва само покупките и продажбите, извършени с този номер (Sovos). Много търговци, които продават през eMAG, Amazon или собствен онлайн магазин, са именно в тази ситуация.

Според PwC при първо подаване е имало гратисен период от шест месеца за първата месечна декларация и три месеца за първата тримесечна. Тези периоди вече са изтекли за всички групи, включително за данъкоплатците, за които задължението възникна през 2025 г. Затова описаните по-долу санкции се прилагат.

Какви са сроковете за D406 и санкциите при нарушения

Срокът за D406 следва периода, за който подавате ДДС декларации. Според PwC Romania подаването е месечно или тримесечно, а дружествата без регистрация по ДДС подават тримесечно. И в двата случая крайният срок е последният календарен ден на месеца след отчетния период.

Например, ако подавате ДДС декларации всеки месец, срокът за D406 за март е 30 април.

Съгласно румънския данъчнопроцесуален кодекс санкцията за закъсняло подаване е от 1 000 до 5 000 леи, а за грешна или непълна декларация — от 500 до 1 500 леи (Accace, PwC). Има едно важно изключение: ако коригирате грешната декларация преди следващия срок за подаване, не се налага санкция (TPA).

Как ANAF открива закъснели или грешни декларации

Контролът също се засилва. От август 2024 г. ANAF изпраща автоматични уведомления до данъкоплатци, които не са подали D406 или са подали декларация с грешки. Получилите уведомления са разполагали с 30 дни, за да отстранят проблемите (Accace).

Полезно е да знаете и какво точно проверява ANAF. Според Accace при съпоставяне на данните в секцията със счетоводните записи (General Ledger Entries) се откриват четири вида проблеми:

• Сума на данъка, която не съответства на данъчния код.
• Посочена сума на данъка без данъчен код.
• Неправилна сума на ДДС по сметки 4426, 4427 или 4428 — съответно ДДС за приспадане, начислен ДДС и ДДС, който все още не е изискуем.
• Липсваща или непълна секция със счетоводни записи (General Ledger Entries).

Причината за всеки от тези проблеми е в начина, по който е записана операцията. Най-сигурно е грешките да се отстранят още при въвеждането, преди данните да достигнат до счетоводния софтуер. Така намалявате риска ANAF да отчете грешки в D406.

Как се изготвя SAF-T файлът

Всяка операция се отнася към съответните елементи на SAF-T още при записването ѝ в главната книга. Когато настъпи срокът за подаване, софтуерът, който води главната книга, експортира D406 като XML файл.

Когато използвате Prim.io със SAGA, файлът се изготвя в SAGA. Преди това Prim.io осигурява правилното записване на поръчките, връщанията и пратките, за да достигнат коректни данни до счетоводството.

Как се проверява и подава D406

Преди подаване XML файлът трябва да премине проверка с DUKIntegrator на ANAF. Този безплатен инструмент проверява дали файлът отговаря на правилата на ANAF. Той се обновява периодично, като последните версии на валидатора и схемата са публикувани отново през февруари 2026 г. Затова използвайте актуалната версия. След успешна проверка подавате PDF с прикачен XML и електронен подпис (Sovos).

Имайте предвид и две практически особености. Размерът на една D406 не може да надвишава 500 MB, затова по-големите файлове трябва да се разделят на няколко декларации за един и същи период. Ако откриете грешка след подаването, можете да я поправите с коригираща декларация (PwC).

При брандове, които изпращат хиляди поръчки месечно, този лимит може да бъде достигнат по-бързо от очакваното. Проверете дали счетоводният ви софтуер може да разделя правилно големите файлове.

Коя система за какво отговаря

Има два основни подхода. Някои ERP системи водят главната книга и сами експортират D406. При други задачите са разделени: ERP системата управлява ежедневната работа, а счетоводният софтуер води счетоводството и подава декларацията. И двата подхода могат да покриват изискванията, стига всяка операция да е записана правилно в главната книга.

Prim.io използва втория подход. Ето как се разпределят задачите между Prim.io и SAGA:

Нужен ли е отделен счетоводен софтуер

Да. В Румъния Prim.io не води главната книга и не експортира D406. Затова ви е необходим счетоводен софтуер с тези възможности.

Ако счетоводителите ви вече използват SAGA, могат да продължат да работят с нея. Prim.io експортира фактурите за продажби и покупки към SAGA с едно натискане, без повторно въвеждане.

Когато собственици на бизнес ни питат дали да сменят счетоводния си софтуер, обикновено ги съветваме да го запазят. По-важно е данните да се записват правилно още при първото им въвеждане в системата. Нашите клиенти започват работа със системата средно за шест седмици.

Защо коректните входни данни са важни при продажби през няколко канала

В разговорите с брандове често чуваме една и съща история за края на месеца. Поръчките от eMAG са в един експорт, тези от Amazon — в друг, онлайн магазинът има собствен отчет, а връщанията се следят в таблица с име от рода на „FINAL_v3“. После, късно вечерта, D406 не минава проверката на DUKIntegrator заради данъчен код по сметка 4427.

Обикновено всеки е свършил своята част правилно. Проблемът е, че данните идват от пет места в пет различни формата, а D406 е първият документ, който изисква всички те да съвпаднат.

За да не се разпилява информацията между различни приложения, Prim.io свързва каналите ви чрез вградени интеграции с eMAG, Amazon, WooCommerce и Shopify. В системата има и интеграции с румънски куриери като FAN Courier, Sameday и Cargus.

Платформата намалява и ръчната работа по всяка поръчка. Брандовете отделят с 60% по-малко време за обработка на поръчки. Когато по-малко хора прехвърлят и въвеждат едни и същи данни, намалява рискът грешен данъчен код да достигне до SAGA. Информацията пристига вече сверена, така че в края на месеца счетоводителите проверяват стойностите, вместо да издирват разминавания.

Как са свързани SAF-T, e-Factura и e-Transport

И трите задължения са към ANAF и използват XML, но имат различна цел. Prim.io има вградена поддръжка на e-Factura и e-Transport, а SAGA използва същите данни за операциите, за да подаде D406.

Как се разшири обхватът на e-Factura

От 2024 г. обхватът на RO e-Factura се разшири на три етапа:

Каква е ролята на e-Transport

e-Transport е румънската система за контрол на автомобилните превози на стоки. Тя обхваща вътрешните превози на стоки с висок фискален риск и международните автомобилни превози. Това е третото задължение, което добрата система трябва да поддържа.

При вътрешните превози има прагове, които определят дали трябва да подавате декларация. Според ръководството на Accace за e-Transport това е необходимо при превозно средство от поне 2,5 тона, когато стоките са над 500 кг или стойността им надхвърля 10 000 леи.

Как ANAF свързва данните от различните декларации

Задълженията са отделни, но информацията стига до една и съща институция и ANAF започва да я съпоставя. На страницата за SAF-T е публикувано приложение, което все още се тества и проверява данните от D406 спрямо образеца на ДДС декларацията D300. Последното му обновяване е от септември 2026 г. (ANAF).

На практика ANAF все по-лесно може да открива разминавания между фактурите, SAF-T файла и ДДС декларацията ви. Затова e-Factura, e-Transport и главната книга трябва да използват едни и същи данни за операциите, дори когато подаването става през различни системи.

Какво да проверите при избора на ERP с поддръжка на SAF-T

Повечето доставчици ще ви кажат, че продуктът им „поддържа SAF-T“. Попитайте и как ERP системата и счетоводният софтуер заедно осигуряват коректен D406. Това е конкретна основа за сравнение. В таблицата сме обобщили какво да проверите при всеки доставчик, включително при нас.

За да видите как това работи на практика, разгледайте брандовете, които използват Prim.io, и резултатите им при продажби през различни канали.

Често задавани въпроси

Задължителен ли е SAF-T за всички предприятия в Румъния

За повечето — да. Големите данъкоплатци подават от 2022 г., средните — от 2023 г., а малките и чуждестранните предприятия с регистрация по ДДС — от 2025 г. Има и изключения. Според CECCAR Business Magazine дружествата с временно спряна дейност, вписана в търговския регистър, не подават за периода на спирането. Лицата, които водят счетоводство чрез едностранно записване, обикновено също не попадат в обхвата на задължението.

Каква е разликата между SAF-T и D406

SAF-T е форматът, в който се структурират счетоводните данни. D406 е декларацията, която подавате към ANAF с прикачения SAF-T файл.

Подава ли Prim.io декларация D406

Не. В Румъния SAGA води главната книга и подава D406. Prim.io осигурява оперативните данни зад всеки счетоводен запис и има вградена поддръжка на e-Factura и e-Transport.

Може ли SAF-T да се подава само със счетоводен софтуер

Да. Счетоводният софтуер подава D406, стига да експортира валиден XML и да съдържа всички необходими данни. Преди подаване файлът трябва да се провери с DUKIntegrator. При търговци с няколко канала ERP системата помага още преди това: продажбите, връщанията и складовите движения постъпват в счетоводния софтуер вече сверени, вместо да се събират наново от отделни експорти.

Колко струва ERP система с поддръжка на SAF-T

Цената зависи от разпределението на задачите, защото ERP системата и счетоводният софтуер може да се заплащат отделно. Плановете на Prim.io започват от 180 евро месечно за Prim Plus с трима потребители, при годишно плащане и без ДДС. Prim Pro е 540 евро месечно, а Prim Enterprise — 1 710 евро месечно. e-Factura и e-Transport са включени. Лицензът за SAGA се заплаща отделно. Внедряването се плаща еднократно, а цената му зависи от конкретния начин на работа. Подробности ще откриете на страницата с цените на Prim.io.

Трябва ли чуждестранните търговци да подават D406

Да, ако имат румънски ДДС номер. От 1 януари 2025 г. чуждестранните предприятия с регистрация по ДДС в Румъния подават опростена D406. Тя включва само покупките и продажбите, извършени с този ДДС номер (Sovos).

Основни изводи

• Спазването на изискванията за SAF-T зависи от това как работят заедно системите. Счетоводният софтуер подава D406, а от ERP системата зависи дали входните данни са коректни.
• Първо уточнете към коя група данъкоплатци принадлежите. Началните дати и правилата за подаване са различни за големите, средните, малките и чуждестранните данъкоплатци.
• D406 се подава до последния календарен ден на месеца след всеки данъчен период по ДДС. Така можете да следите срока заедно с този за ДДС декларацията.
• Санкциите за закъснение са от 1 000 до 5 000 леи, а за грешно подаване — от 500 до 1 500 леи (Accace). Гратисните периоди вече са изтекли.
• При проверките за съответствие ANAF следи данъчните кодове и сметки 4426, 4427 и 4428.
• Данните за активите се подават годишно, а за запасите — при поискване. Това са отделни файлове от редовната D406, със собствени срокове.
• Когато e-Factura, e-Transport и главната книга използват едни и същи данни за операциите, е много по-вероятно стойностите в подадената към ANAF информация да съвпадат.

Заключение

Всички групи данъкоплатци вече подават D406, а гратисните периоди са изтекли. Тя е част от редовната отчетност на бизнеса в Румъния и се изготвя за същите периоди като ДДС декларацията.

Най-лесно е, когато счетоводният софтуер изготвя декларацията от надеждни данни. Prim.io осигурява коректността им още при въвеждането. Така в деня на подаване работата в SAGA се свежда основно до експорт и проверка на файла.

За да видите как Prim.io подава коректни данни към SAGA и работи с e-Factura и e-Transport, създайте безплатен демо акаунт. Можете да разгледате системата спокойно и самостоятелно, без кредитна карта и без търговска презентация.