Inventarul permanent pentru branduri de ecommerce: cum funcționează stocul actualizat în timp real

Un sistem de inventar permanent actualizează stocul la fiecare mișcare de marfă, fie că e vorba de o comandă, o recepție, un retur sau un transfer. Toate canalele de vânzare citesc din aceeași evidență, așa că o comandă din Shopify și una de pe Amazon scad din același stoc.

Diferența se simte cel mai tare în săptămânile de vârf, când o numărătoare lunară își pierde relevanța în câteva zile. Un tabel Excel actualizat vinerea nu ține pasul cu comenzile venite de pe mai multe canale.

Ghidul explică cum se modifică stocul și de ce apar, totuși, diferențe. La final găsești o listă de verificare pentru trecerea la inventarul permanent.

Inventarul permanent, pe scurt

Inventarul permanent este o metodă de evidență a stocurilor care actualizează cantitatea disponibilă după fiecare tranzacție. Vânzările, recepțiile de la furnizori, retururile, transferurile și ajustările modifică toate soldul. Soldul curent urmează o formulă simplă: stoc inițial + intrări - ieșiri = stoc final. Inventarierile fizice confirmă apoi că evidența corespunde cu ce e pe raft.

Ce este un sistem de inventar permanent?

Un sistem de inventar permanent ține un sold curent al stocului și îl modifică la fiecare tranzacție înregistrată. În contabilitatea din România îl găsești ca metoda inventarului permanent, iar alternativa este metoda inventarului intermitent.

Articolul Wikipedia despre inventarul permanent descrie cantitatea ca actualizându-se continuu, pe măsură ce au loc tranzacțiile. Formula este simplă: stoc inițial + intrări - ieșiri = stoc final.

În ecommerce, cinci tipuri de evenimente modifică această cifră:

• Comenzile expediate din magazinul online, de pe un marketplace sau către un client angro.
• Recepțiile de marfă de la furnizori.
• Retururile clienților, reintroduse în stocul vandabil.
• Transferurile între depozite sau magazine.
• Ajustările pentru produse deteriorate, pierdute sau regăsite.

Exemplu de inventar permanent pentru un singur SKU

Un exemplu face formula mai ușor de înțeles. Tabelul folosește cifre ilustrative pentru un SKU, într-un singur depozit, pe parcursul unei zile.

În acest exemplu: 120 de bucăți + 51 intrate (inclusiv returul) - 22 ieșite = 149 de bucăți. Fiecare rând a modificat stocul în momentul tranzacției, așa că nimeni nu a trebuit să numere rafturile.

Prin ce se deosebește inventarul permanent de inventarul intermitent?

Inventarul permanent se deosebește de cel intermitent (periodic) prin momentul actualizării. Inventarul permanent actualizează stocul la fiecare tranzacție, iar cel intermitent, doar după o numărătoare fizică la sfârșitul perioadei.

Diferența se vede și în contabilitate. Prezentarea generală despre evaluarea stocurilor arată că, în sistemul permanent, costul mărfurilor vândute se înregistrează la fiecare vânzare. În sistemul intermitent, se calculează la sfârșitul perioadei.

Pentru un brand cu un singur magazin și o singură magazie, numărătorile periodice pot fi suficiente. Când însă mai multe canale vând din aceleași produse, intervalul dintre două numărători este exact momentul în care apar vânzările peste stoc.

De ce contează evidența stocului în timp real pentru brandurile de ecommerce?

Evidența stocului în timp real contează pentru brandurile de ecommerce pentru că toate canalele vând din același stoc comun. Un stoc vechi de o săptămână poate părea în regulă, deși raftul e deja gol.

Săptămânile de vârf scot cel mai repede problema la iveală. Comenzile vin simultan din Shopify, WooCommerce, Amazon și de pe marketplace-urile europene, precum eMAG, iar tabelele statice nu țin pasul.

O evidență permanentă se actualizează cu fiecare comandă, așa că toate canalele pornesc de la cea mai recentă cifră. Felul în care împarți acest stoc comun între canale, cu stocuri tampon și cantități rezervate, este un subiect separat, tratat pe larg în ghidul despre gestiunea stocurilor multichannel.

Cum ajută binurile și codurile de bare la evidența permanentă a stocului?

Binurile (locațiile de depozitare) și codurile de bare susțin evidența permanentă pentru că transformă fiecare mișcare fizică într-o tranzacție înregistrată. O scanare la recepție sau la picking îi spune sistemului ce produs s-a mișcat și unde a ajuns.

De ce apar totuși diferențe de stoc

Diferențele de stoc apar pentru că evidența știe doar ce a fost scanat. Articolul despre inventarul permanent enumeră printre cauze furturile, spargerile, erorile de scanare și mișcările neînregistrate. Diferența rezultată se numește stoc fantomă (phantom inventory).

Stocul fantomă îi afectează de două ori pe vânzătorii multichannel. Canalele afișează produse pe care nu le poți livra, iar recomenzile nu se mai declanșează, pentru că sistemul crede că marfa e pe raft.

Cum păstrează inventarierile ciclice evidența corectă

Inventarierile ciclice păstrează evidența corectă verificând, după un calendar stabilit, doar câteva binuri o dată. Depozitul nu trebuie închis pentru o numărătoare mare. Prezentarea despre evaluarea stocurilor notează că o inventariere fizică cel puțin anuală este o bună practică, chiar și cu un sistem permanent. În România, inventarierea anuală este, de altfel, o obligație prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991.

Datele la nivel de bin fac inventarierea ciclică ușor de aplicat. ERP-ul cloud all-in-one Prim.io acoperă stocurile, binurile, codurile de bare, numerele de serie și datele de expirare, așa că o diferență te duce direct la o singură locație și un singur lot.

Aceeași logică funcționează și pe mai multe locații. OhGood gestionează 3 depozite într-o singură imagine actualizată în timp real, cu Prim.io. Configurarea locațiilor este explicată în ghidul despre gestiunea stocurilor în ERP.

Cum gestionează Prim.io inventarul permanent

Prim.io gestionează inventarul permanent înregistrând fiecare comandă, recepție, retur și transfer într-o singură evidență a stocului, comună pentru depozit și departamentul financiar. Prim.io este un ERP cloud cu AI integrat pentru branduri de ecommerce și multichannel, care reunește comenzile, stocurile, contabilitatea, CRM-ul, producția și BI-ul într-un singur sistem.

Comenzile din magazinele online, de pe marketplace-uri, din vânzările angro și din magazinele fizice ajung prin integrările native cu canalele de vânzare și scad din același stoc. Când intră o vânzare, depozitul află imediat, iar contabilitatea se actualizează odată cu ea.

Prim.io procesează, pentru toți clienții săi, peste 3,1 milioane de comenzi pe lună.

Asistentul AI Prim.io răspunde la întrebări pe baza datelor de vânzări, stocuri și financiare ale companiei tale. Prim.io MCP conectează Claude, ChatGPT și Cursor, cu permisiuni pe utilizator și aprobare înainte de orice modificare.

Vezi toate modulele pe pagina platformei ERP Prim.io.

Deschide un cont demo gratuit

Cont demo gratuit, fără card bancar, poți renunța oricând.

De ce aleg brandurile de ecommerce Prim.io

Brandurile de ecommerce aleg Prim.io pentru că stocul și contabilitatea stau în același sistem. Dacă încă compari soluții, ghidul despre software-ul de gestiune a stocurilor pentru ecommerce îți arată ce să verifici.

• Peste 50 de integrări native, plus un API pentru conexiuni personalizate.
• BI bazat pe Qlik, pentru rapoarte de stoc și de marjă.
• Achizițiile și costul complet de achiziție (landed cost), în aceeași evidență cu stocul.
• Producție cu rețete (BOM) și configurare pentru grupuri cu mai multe entități juridice.

Compară planurile pe pagina de prețuri Prim.io.

Întrebări frecvente despre inventarul permanent

Acestea sunt întrebările pe care brandurile multichannel le pun cel mai des despre inventarul permanent.

Ce este inventarul permanent?

Inventarul permanent este o metodă de evidență care actualizează stocurile după fiecare tranzacție, fără să aștepte o numărătoare programată. Vânzările, recepțiile de la furnizori, retururile, transferurile și ajustările modifică, fiecare, soldul curent. Formula este stoc inițial + intrări - ieșiri = stoc final, așa că cifra actuală e disponibilă fără să numeri rafturile.

Cum se actualizează stocul pe toate canalele?

Stocul se actualizează pe toate canalele atunci când fiecare comandă se înregistrează într-o singură evidență comună. O comandă din Shopify, WooCommerce, Amazon sau de pe un marketplace european scade din același stoc, iar noua cantitate se transmite celorlalte canale conectate. Cât de repede primește fiecare canal actualizarea depinde de conectorul acelui canal.

De ce trec brandurile de la inventarul intermitent la cel permanent?

Brandurile trec de la inventarul intermitent la cel permanent pentru că o numărătoare periodică se învechește la scurt timp după ce a fost făcută. Când mai multe canale vând din același stoc, cifrele învechite duc la vânzări peste stoc în perioadele de vârf. În plus, sistemul permanent înregistrează costul mărfurilor vândute la fiecare vânzare, așa că vezi marjele pe parcursul lunii.

Mai ai nevoie de inventarieri fizice dacă folosești un sistem permanent?

Da, inventarierile fizice sunt necesare și într-un sistem permanent. Furturile, spargerile, erorile de scanare și mișcările neînregistrate creează stoc fantomă, pe care evidența nu îl vede. O inventariere fizică completă cel puțin o dată pe an este o bună practică (în România, chiar o obligație legală), iar inventarierile ciclice regulate pe binuri prind diferențele dintre două inventarieri complete.

Cum previne evidența stocului în timp real rupturile de stoc?

Evidența stocului în timp real ajută la prevenirea rupturilor de stoc pentru că arată cantitatea reală disponibilă cât mai ai timp să comanzi. Fiecare vânzare scade stocul, așa că nivelul scăzut se vede pe loc, nu la următoarea numărătoare. Iar canalele care citesc stocul comun au mai puține șanse să vândă produse care s-au terminat deja.

Lista de verificare pentru inventarul permanent în vânzarea multichannel

Un sistem de inventar permanent ține stocul corect atunci când fiecare mișcare este înregistrată și comparată cu ce e pe raft. Folosește lista de mai jos ca să treci de la numărători periodice la stoc actualizat în timp real.

• Renunță la verificările manuale periodice și treci la evidența permanentă.
• Implementează scanarea codurilor de bare și locațiile pe binuri.
• Sincronizează stocul pe toate canalele de vânzare, ca să eviți vânzările peste stoc.
• Urmărește numerele de serie și datele de expirare pentru trasabilitate.
• Verifică în timp real stocurile din toate depozitele.

Începe cu pasul care îți provoacă cele mai multe vânzări peste stoc.

Deschide un cont demo gratuit

Cont demo gratuit, fără card bancar, poți renunța oricând.