ERP за Shopify: как работи и кога е нужно на магазина ви

Свържете Shopify с ERP чрез специализиран конектор и водете в ERP данните за наличностите, снабдяването, складовите процеси и финансите. Така запазвате точните наличности и нормалното изпълнение на поръчките. Shopify управлява магазина и плащането на поръчките, а количествата за продажба получава от ERP системата.

На практика това означава ERP за Shopify — една система за вътрешните процеси, в която постъпват данните от всички канали. Ако предварително определите коя система отговаря за всеки вид данни, изпращането на поръчките ще продължи и в деня на преминаването.

Това ръководство показва кога вградените възможности на Shopify вече не са достатъчни, като се опира на ограниченията, описани от самата платформа. Ще разгледаме петте стъпки за свързване и конкретните цени на конекторите. Ще видите и как Prim.io допълва магазина с вграден AI и обща система за ERP, BI и CRM, създадена за онлайн търговия.

Какво представлява ERP за Shopify

ERP за Shopify е система, свързана с онлайн магазина ви, която управлява наличностите, снабдяването, производството и финансите. Shopify ѝ изпраща всяка поръчка, а ERP връща количествата, които магазинът трябва да показва като налични.

Shopify прави същото разграничение в собственото си ръководство за ERP софтуер. Там Shopify е описан като платформата за продажби, с която взаимодействат клиентите, а ERP — като системата за вътрешните процеси. Затова на въпроса дали Shopify е ERP отговорът на самата компания е „не“.

Кои задачи остават в Shopify и кои поема ERP

Shopify и ERP работят най-добре, когато задачите им са ясно разпределени. Shopify управлява процеса до плащането на поръчката, а ERP — всичко след това.

Кога един Shopify магазин има нужда от ERP

ERP става необходимо, когато големият брой поръчки и работата с няколко склада започнат да водят до грешки в наличностите или когато започнете собствено производство. Много брандове приемат, че Shopify винаги ще може да управлява всеки процес, свързан с наличностите и поръчките. Първите затруднения обикновено се появяват в склада.

Помощната документация на Shopify обяснява защо. Според ръководството за настройване на локации броят на активните локации е ограничен според плана: 2 при Starter, 10 при Basic, Grow и Advanced и 200 при Shopify Plus. Външните складове и услугите за изпълнение на поръчки, например 3PL, свързани чрез приложения, също се отчитат като локации, но не се включват в този лимит. Според ръководството за наличности в няколко локации наличността на всяка локация се следи отделно и не може да се споделя или обединява с останалите.

Разпределянето на поръчките създава още едно затруднение. Според документацията за приоритетите при изпълнение, ако нито една локация не може да изпълни цялата поръчка, Shopify я разделя или локацията с най-висок приоритет продава над наличното.

Представете си американски бранд със склад в Ню Джърси и 3PL партньор в Нидерландия за поръчките от ЕС. Клиент купува два артикула, но единият е наличен само в единия склад, а другият — само в другия. Поръчката се изпраща в два отделни пакета или едната локация продава стока, която няма.

Таблицата показва признаците, че вградените инструменти вече не са достатъчни. Ако разпознавате два или повече от тях, е време да планирате преминаването към ERP.

Как да свържете Shopify с ERP без прекъсване на работата

Първо определете коя система отговаря за всеки вид данни и прехвърлете управлението на наличностите едва след тестовете. Интеграцията между Shopify и ERP преминава през пет стъпки в следната последователност.

Стъпка 1: Определете коя система отговаря за всеки вид данни

Преди да свържете системите, изберете основен източник за всеки вид данни. Ако и двете системи променят едно и също количество, не можете да разчитате на нито една от стойностите.

Запишете това разпределение и го споделете със складовия екип и обслужването на клиенти. Всеки трябва да знае къде да поправи грешна стойност.

Стъпка 2: Подредете артикулните кодове и баркодовете

Всеки продуктов вариант трябва да има един уникален артикулен код (SKU), еднакъв в Shopify и ERP. Ако кодовете се различават, системите няма да разпознаят, че двата записа се отнасят за един и същ продукт.

Експортирайте продуктите от Shopify в таблица и ги сортирайте по SKU. Премахнете дублиращите се кодове, попълнете липсващите и добавете баркодове за всички артикули, които се сканират в склада.

Стъпка 3: Настройте складовете и разпределянето на поръчките

Създайте всеки склад или 3PL партньор като отделна локация в ERP и определете откъде ще се изпращат различните поръчки. Първо опишете правилата с прости думи, например „Поръчките за ЕС се изпращат от 3PL партньора в ЕС“.

Добавете складови клетки във всеки склад, за да знаят служителите точно на кой рафт е всеки артикул. За продукти като козметика включете проследяване по партиди и срокове на годност, а за електроника — по серийни номера.

Стъпка 4: Свържете системите и тествайте паралелно

Обработвайте поръчки през новата връзка, докато сегашният ви процес продължава да работи, и сравнявайте резултатите. Проверете дали всяка поръчка постъпва в ERP с правилните артикули, цени, отстъпки и адрес за доставка.

След това тествайте и обратната посока. Променете наличност в ERP и проверете дали Shopify показва новото количество. Включете и по-сложните случаи: частично възстановяване на суми, комплекти, кодове за отстъпка и доставки до други държави.

Стъпка 5: Преминете към реална работа по предварителен план

На определена дата прехвърлете управлението на наличностите към ERP, веднага след окончателна проверка на количествата. Изберете ден с по-малко продажби и пребройте стоката във всички складове още сутринта.

От този момент нататък променяйте наличностите само в ERP. Следете внимателно поръчките през първите две седмици и поправяйте всеки артикулен код, който не се съпоставя правилно.

Как се синхронизират наличностите между Shopify и ERP

Синхронизацията работи в две посоки: поръчките постъпват в ERP, а наличностите се връщат към Shopify. ERP остава основният източник на данни, така че магазинът продава по същите количества, които вижда и складът.

Вграденият конектор на Prim.io осигурява автоматична синхронизация между Shopify и Prim.io, както е описано в списъка с интеграции. Когато постъпи продажба, складът получава информацията, а наличността се актуализира на едно място.

Така се преодолява ограничението при управлението на наличности в няколко Shopify локации. ERP следи стоката по складове и клетки и ви дава общ поглед върху всички количества.

Как работят конекторите за онлайн магазини и колко струват

Конекторът свързва един онлайн магазин, например Shopify или WooCommerce, с ERP системата. В Prim.io конекторите за онлайн магазини са допълнителна платена функционалност с цена 30 евро месечно.

Prim.io има вградени интеграции със Shopify и още 53 платформи, така че Shopify се превръща в един от няколко възможни канала. Конекторите за магазини, маркетплейси и куриери се заплащат поотделно, от 20 до 50 евро месечно за конектор. Връзките с финансов софтуер са безплатни.

Конекторите се заплащат в допълнение към избрания план. Prim Plus струва 180 евро месечно, Prim Pro — 540 евро, а Prim Enterprise — 1 710 евро. Абонаментът се плаща годишно, цените са без ДДС и включват съответно 3, 5 и 15 потребители.

Например Prim Plus с един Shopify магазин и един куриер струва общо 230 евро месечно по ценоразпис, без ДДС. Проверете актуалните стойности на страницата с плановете и цените на конекторите на Prim.io.

Нужна ли е ERP система на магазините с Shopify Plus

Магазините с Shopify Plus имат нужда от ERP за същите вътрешни процеси като всеки разрастващ се магазин: снабдяване, производство, складови клетки и финанси. Shopify Plus увеличава лимита на активните локации от 10 на 200, което е полезно при добавяне на складове или физически магазини.

Всяка от тези локации обаче продължава да следи наличността си отделно, както е описано в посоченото по-горе ръководство на Shopify. Връзката между Shopify Plus и ERP осигурява общи данни за наличностите във всички локации, както и управление на снабдяването и финансите зад магазина.

Prim.io вече работи в такъв мащаб. Maxxmart управлява 30 юридически лица и над 50 физически магазина в Prim.io с вградена поддръжка на няколко компании.

Колко време отнема интеграцията между Shopify и ERP

Интеграцията с Prim.io отнема средно около 6 седмици, със срок между 5 и 8 седмици според сложността. Броят на складовете и конекторите, както и качеството на продуктовите данни определят къде в този диапазон ще бъде вашият проект.

Еднократната такса за първоначално въвеждане е 1 300 евро за Prim Plus и Prim Pro и 3 900 евро за Prim Enterprise. Имайте предвид, че посоченият срок е среден. Две неща зависят от вас и помагат да го съкратите: подредени артикулни кодове и писмено разпределение на отговорността за данните.

Как Prim.io допълва Shopify

Prim.io допълва Shopify с вграден AI и обща система за ERP, BI и CRM, създадена за онлайн търговия. Това е облачна ERP платформа за онлайн брандове и продажби през няколко канала, която управлява поръчки, наличности, финанси, CRM, производство и BI на едно място.

AI асистентът на Prim.io отговаря на въпроси въз основа на собствените ви данни за продажби, наличности и финанси. Той разчита фактури, коригира адреси и съпоставя получените плащания. Prim.io MCP свързва инструменти като Claude, ChatGPT и Cursor с индивидуални права за достъп и одобрение преди всяка промяна. За достъпността проверете страницата на Prim.io MCP.

Prim.io осигурява общ поглед върху всички складове, с проследяване по клетки, партиди, серийни номера, срокове на годност и баркодове. Снабдяването, разходите по доставката, производството със спецификации (BOM) и бизнес анализите на базата на Qlik използват едни и същи данни. Разгледайте пълния списък с ERP функции на Prim.io.

COCOSOLIS работи успешно с Prim.io от 9 години. Брандът излиза на нови пазари, без да сменя системата.

Създайте безплатен демо акаунтБез кредитна карта. Можете да се откажете по всяко време.

Защо брандовете за онлайн търговия избират Prim.io

Брандовете избират Prim.io заради възможността да се разрастват и да измерват резултатите си. Следващите данни са от платформата и клиентите на Prim.io.

• Prim.io обработва над 3,1 милиона поръчки месечно.
• Prim.io предлага над 50 вградени интеграции с онлайн магазини, маркетплейси, куриери и финансов софтуер.
• Home Infinity отделя с 60% по-малко време за обработка на поръчки.
• OhGood следи 3 склада на едно място в реално време.
• Плановете започват от 180 евро месечно при годишно плащане, без ДДС.

Какво да търсите в ERP за Shopify

ERP системата за Shopify трябва да поддържа общи данни за наличностите във всички складове и да се свързва с магазина чрез вграден конектор. Използвайте следните критерии, когато сравнявате подходящите решения.

• Вграден конектор за Shopify с публикувана месечна цена
• Наличности в няколко склада, с проследяване по клетки, партиди, серийни номера и срокове на годност
• Снабдяване с отчитане на разходите по доставката, така че маржът да включва транспорта и митата
• Производство със спецификации за състава на продуктите, ако произвеждате или продавате комплекти
• Отделни цени за конекторите към маркетплейсите и куриерите, които действително използвате
• Срок за започване на реална работа, посочен в седмици и записан в офертата
• Ясна информация за ДДС в ЕС, данъка върху продажбите в САЩ и задачите, които остават при счетоводителя

Проверете и къде се отчитат фактурите. Счетоводният модул на Prim.io работи само в България. В останалите държави Prim.io експортира фактурите към местен счетоводен софтуер, например QuickBooks, а счетоводителят ви обработва ДДС или данъка върху продажбите в него.

Често задавани въпроси за ERP и Shopify

Ето отговорите на пет въпроса, които брандовете задават, преди да свържат магазина си. Всеки отговор започва с най-важното.

Какво представлява ERP за Shopify

Това е система, свързана с Shopify магазина ви, която управлява наличностите, снабдяването, производството и финансите. Shopify управлява магазина и плащането на поръчките, след което изпраща всяка поръчка към ERP. ERP връща точните наличности, така че всички складове и канали да работят с общи данни.

Нужно ли ми е ERP за Shopify Plus

ERP става необходимо, когато таблиците вече не са достатъчни за снабдяването или наличностите в няколко склада. Shopify Plus позволява до 200 активни локации и следи наличността на всяка отделно. ERP поддържа общи данни за всички локации и добавя управление на снабдяването, производството, складовите процеси и финансите.

Как се синхронизират наличностите между Shopify и ERP

Поръчките се прехвърлят от Shopify към ERP, а наличностите — от ERP към Shopify. ERP остава основният източник на данни за стоката. Вграденият конектор на Prim.io осигурява автоматична синхронизация между двете системи, така че екипът ви да променя наличностите само на едно място.

Колко струва конекторът за Shopify в Prim.io

Конекторът струва 30 евро месечно и се заплаща като допълнение към плана. Конекторите за магазини, маркетплейси и куриери се таксуват поотделно, от 20 до 50 евро месечно, а тези към финансов софтуер са безплатни. Плановете започват от 180 евро месечно при годишно плащане, без ДДС.

Колко време отнема интеграцията между Shopify и ERP

Интеграцията с Prim.io отнема средно около 6 седмици, със срок между 5 и 8 седмици според сложността. Повече складове и неподредени продуктови данни удължават работата. Еднократната такса за първоначално въвеждане е 1 300 евро за Prim Plus и Prim Pro и 3 900 евро за Prim Enterprise.

Какво да подготвите за връзката между Shopify и ERP

Преди да подпишете договор, подгответе следните четири неща. Shopify остава платформата на магазина, а ERP поема наличностите и вътрешните процеси.

• Прегледайте броя на поръчките в Shopify и разминаванията в наличностите.
• Включете в бюджета конектора за онлайн магазин с цена 30 евро месечно.
• Преценете нуждите от управление на складови клетки и снабдяване наред с работата в Shopify.
• Подгответе данните за обичаен срок до започване на работа от около шест седмици.

Когато сте готови с тези четири задачи, тествайте решението със собствените си продукти. Демо акаунтът позволява да видите поръчките и наличностите си на едно място, преди да вземете решение.

Създайте безплатен демо акаунт

Без кредитна карта. Можете да се откажете по всяко време.