Noutăți în Prim.io? 26.09

Explorați îmbunătățirile și noile funcționalități care vor fi disponibile în Prim.io odată cu actualizarea de sistem:

Modificări generale la liste și rapoarte

Lucrul cu listele și rapoartele este acum mai consecvent în tot sistemul.

• Operațiunile în Depozit s-au mutat sub Logistică → Depozit → Operațiuni în Depozit, ca submeniu. Operațiunile de depozit individuale apar într-o listă în partea stângă a ecranului.
• Fiecare listă are acum un buton Coloane pentru alegerea coloanelor vizibile. Alegerea se salvează automat și se aplică la următoarea deschidere a listei. Numele coloanelor nu mai sunt afișate deasupra tabelului pentru activare/dezactivare - acestea se găsesc în panoul din dreapta, deschis de butonul Coloane.
• Filtrul rămâne vizibil în permanență. Butonul de filtru comută acum între o vizualizare scurtă, cu câmpurile principale, și o vizualizare extinsă, cu toate opțiunile disponibile.
• Deschiderea unui document nu mai ascunde lista din spatele lui. Lista se restrânge într-o bandă îngustă și se extinde din nou dintr-un singur click, fără a închide documentul.
• Un câmp obligatoriu cu o singură valoare posibilă este completat automat.
• Mesajele de eroare apar ca indicație direct pe câmpul respectiv, fără a deplasa formularul.
• Un dublu-click nu mai deschide două dialoguri identice, iar tasta Esc închide dialogul aflat deasupra.

Setările pot fi deschise printr-un link direct

Fiecare ecran din Setări are acum propria adresă, astfel încât îl puteți deschide într-un tab nou sau trimite un link direct către el. Prim.io reține de asemenea ultimul ecran deschis în fiecare modul.

Ecran nou „Ce e nou"

La prima autentificare după actualizare, Prim.io afișează un dialog cu principalele modificări. Informațiile rămân disponibile oricând din meniul contului de utilizator. Dialogul nu este afișat pe dispozitivele mobile.

CRM

Validarea UIC, Personal ID și Foreigner ID

Numerele bulgărești UIC, Personal ID și Foreigner ID sunt validate direct în câmpul de completare, în loc ca eroarea să apară doar la salvare. Verificarea nu se aplică partenerilor din alte țări.

Statusuri CRM per tip de document

Statusurile se configurează acum central, per tip de document - Comandă de Achiziție, Ofertă, Comandă de Vânzare sau Factură. Statusul poate fi schimbat din panoul lateral, iar în liste au fost adăugate coloane și filtre corespunzătoare. Configurarea se face din Administrare Documente, la tipul de document relevant.

Notificări pentru facturile restante

Notificările pentru facturile restante se trimit doar clienților care au activată setarea Notificări Email. Setarea poate fi aplicată unui client individual sau unui tip de client. Fără ea, nicio notificare nu se trimite automat. Notificările nu se trimit clienților arhivați - aceeași regulă se aplică și notificărilor de sistem.

Îmbunătățiri la șabloanele de notificări de sistem

Gestionarea parametrilor a fost îmbunătățită în șabloanele de sistem pentru facturile emise și pentru scadențele de plată apropiate. Când o notificare privește un singur document, parametrii pentru numele, numărul, scadența, suma, valuta, sediul și reprezentantul de vânzări ai acestuia sunt acum înlocuiți cu valorile reale.

Detaliile documentelor individuale continuă să fie afișate în lista de operațiuni sau în tabelul notificării.

A fost adăugat un parametru nou, {{document_date}}, pentru data documentului. {{for_date_formated}} continuă să afișeze data la care a fost trimisă notificarea. Editorul de șabloane listează acum toți parametrii acceptați, împreună cu o notă despre care dintre ei se aplică doar notificărilor pentru un singur document.

Sarcini și evenimente

Lista de sarcini are un filtru nou, Atribuit de. Perioada implicită este ultimele 30 de zile, iar sarcinile cu prioritate ridicată sunt marcate cu roșu.

Evenimentele au un filtru nou de partener. Telefonul și emailul se completează acum pentru orice tip de eveniment, nu doar pentru cele de tip email.

Modul P&S 

Autorizarea stornărilor cu un cod de angajat

Setările magazinului pot specifica ce angajați au dreptul să aprobe stornările. Fiecare dintre ei primește un cod de autorizare personal.

Când un casier fără această permisiune creează un document de stornare din POS, sistemul solicită un cod de autorizare. Autorizarea este anulată dacă se modifică cantitatea, suma, rândurile selectate, POS-ul, motivul stornării sau cazul de stornare. Dacă niciun angajat nu este desemnat pentru autorizare în magazinul respectiv, procesul funcționează ca înainte.

Motive de stornare la vânzare

În ecranul de stornare puteți acum comuta liber între Retur, Înlocuire, Stornare, Discount și Eroare, fără a relua procesul de la capăt.

Puteți crea și propriile motive de stornare. Acestea se gestionează din A&V → Setări A&V → Tipuri de Comenzi de Vânzare → Motive de stornare. Pentru fiecare motiv puteți seta un cod, o ordine de sortare și codul care va fi trimis către dispozitivul fiscal.

Motivul de stornare selectat este afișat în:

• detaliile vânzării;
• operațiunile de depozit și avizele asociate;
• documentele tipărite;
• lista de vânzări și exportul acesteia;
• rapoartele Vânzări și Avize.

Prim.io creează automat motivele predefinite Retur, Înlocuire și Eroare. Dacă nu adăugați altele proprii, doar acestea sunt disponibile.

Ținte KPI

„Target-uri stabilite" a fost redenumit în „Ținte KPI". După ce selectați un raport și un an, KPI-urile disponibile sunt afișate într-o listă cu valori pe lună, trimestru, semestru și an.

Modul Logistică

Variații de articol

Variațiile de articol simplifică semnificativ crearea și gestionarea articolelor care există în mai multe versiuni. În loc să introduceți 42 de articole separate pentru un pantof în 7 culori și 6 mărimi, creați un singur articol de bază și specificați caracteristicile după care variază. Prim.io generează automat toate combinațiile.

Articolul de bază reține informațiile comune - denumire, categorie, marcă, caracteristici, unități de măsură și imagini. Articolele efective sunt variantele individuale, de exemplu „Pantof, Negru, 37". Fiecare variantă are propriul stoc disponibil, coduri de bare și coduri SKU și este folosită în vânzări, comenzi și documente de depozit.

Funcționalitatea se activează din Logistică → Setări Logistică → Nomenclatură. La crearea unui articol, bifați Articol cu variații, adăugați caracteristicile aplicabile și alegeți valorile, de exemplu culoare și mărime. Sistemul creează până la 500 de combinații simultan și generează automat denumirile și codurile SKU ale acestora.

Când adăugați un articol de bază într-o vânzare sau o comandă, se deschide o matrice cu toate variantele. Introduceți cantitățile în dreptul combinațiilor relevante, cu stocul disponibil vizibil pe parcurs. La confirmare, variantele selectate sunt adăugate în document ca rânduri separate. O variantă specifică poate fi adăugată și direct, după codul de bare sau codul SKU.

Prețurile pot fi gestionate în două moduri. În modul Fără prețuri setați un singur preț pe articolul de bază, aplicabil tuturor variantelor. Cu opțiunea Variații cu prețuri activată, fiecare variantă poate avea propriul preț. Toate prețurile variantelor se introduc într-o singură matrice și se salvează printr-o singură confirmare.

Toate variantele se gestionează central din detaliile articolului de bază. Modificările datelor comune se aplică automat, iar la adăugarea unei valori noi, Prim.io creează combinațiile suplimentare necesare. Astfel, datele articolelor rămân actuale fără a edita fiecare variantă separat.

Mai multe coduri de bare per articol

Puteți adăuga acum mai multe coduri de bare unui singur articol și le puteți seta tipul, de exemplu SKU, EAN sau ASIN. Astfel, același articol poate fi identificat prin coduri diferite, în funcție de modul de lucru sau de sistemul extern folosit.

Codul articolului este afișat automat ca primul cod de bare intern. Acesta este identificatorul principal și nu poate fi șters sau mutat.

Pentru articolele cu variații, codurile de bare se gestionează separat pentru fiecare variantă; articolul de bază nu are coduri de bare proprii. Aceeași regulă se aplică și la lucrul prin API și la importul din Excel.

Cantitate minimă de comandă și pas de cantitate

Legătura Articol–Furnizor acceptă acum:

• UM de comandă;
• cantitate minimă de comandă;
• pas.

Cantitatea minimă de comandă este cea mai mică cantitate care poate fi comandată de la furnizorul respectiv. Pasul stabilește intervalul cu care poate crește cantitatea. De exemplu, cu un minim de 12 și un pas de 6, cantitățile de comandă permise sunt 12, 18, 24, 30 și așa mai departe. La crearea unei Comenzi de Achiziție pentru furnizorul respectiv, Prim.io limitează selecția la valorile permise.

La import din Excel sau API, precum și în documentele create dintr-o Solicitare, cantitatea este ridicată la minim și rotunjită la cel mai apropiat pas. Ajustările efectuate sunt afișate în interfață sau returnate în răspunsul API.

Mod de Ieșire din Gestiune per articol

Un articol poate fi setat pe FIFO, LIFO sau alegerea operatorului. Setarea determină ce Lot este sugerat la Ieșirea din Gestiune și la picking.

Stornarea transferurilor Intercompanie

Transferurile Intercompanie închise pot fi acum stornate:

• pe rândurile selectate, cu o cantitate introdusă manual;
• pe articole;
• pe vânzări.

Un Transfer Intercompanie are acum detalii editabile și este vizibil din ambele părți ale tranzacției.

Modificare în modul de înregistrare a casării

Operațiunile de sine stătătoare Casare și Comandă de Expediere pentru Casare sunt eliminate. Casarea va fi înregistrată prin noul proces, bazat pe o Sesiune de Depozit de tip Casare.

Pentru personalul de depozit, operațiunea se numește în continuare Casare în aplicația mobilă. Modificarea afectează modul în care documentele sunt create și procesate în sistem, nu denumirea din interfața mobilă.

Documentele existente își păstrează numerele. Seriile de numerotare pentru vechile operațiuni vor fi dezactivate, astfel încât să nu mai poată fi folosite pentru documente noi.

Conversia se pornește dintr-un panou temporar din Finanțe → Setări Finanțe → Setări, 

Categorii financiare contabile pentru Cheltuieli cu materiale/Lipsuri de inventar, unde selectați și categoria financiară de utilizat. Panoul este vizibil doar cât timp mai există documente de convertit în baza de date.

Raportul Cheltuieli cu materiale

Raportul Cheltuieli cu materiale are acum o defalcare pe categorie financiară și două vizualizări noi - pe document și pe rând. Din oricare dintre ele puteți deschide direct detaliile relevante și restrânge filtrul dintr-un singur click.

Puteți selecta acum „Compensare cu surplusurile" pentru a reduce lipsurile înregistrate.

Statusuri de livrare

Setările Logistică au un ecran nou, Statusuri de livrare, unde puteți crea și gestiona propriile statusuri pentru urmărirea expedițiilor.

Pentru fiecare status puteți seta:

• o culoare, pentru recunoaștere mai ușoară;
• un status asociat al Comenzii de Vânzare;
• un șablon pentru notificarea automată a clientului;
• un hook care se declanșează la schimbarea statusului.

În setările sistemului de curierat puteți asocia fiecare status al curierului cu statusul de livrare corespunzător din Prim.io. Statusul se actualizează apoi automat - inclusiv în Comanda de Vânzare asociată - pe măsură ce expediția avansează.

Sesiuni de Depozit

Sesiunea de Inventar a fost extinsă într-o Sesiune de Depozit, care poate fi de următoarele tipuri:

• inventar fizic;
• casare;
• recepție marfă;
• ieșire marfă;
• solicitare.

La închidere, sesiunea este convertită în documentul corespunzător. Datele colectate în depozit pot fi preluate direct într-o Intrare în Gestiune sau Ieșire din Gestiune, fără a introduce documentul a doua oară.

Containere mobile

Depozitul poate crea acum containere mobile pornind de la un prefix și un număr date. Sistemul urmărește în ce container se află marfa și permite alocarea acestuia către Zona de Ambalare sau descărcarea lui.

A fost adăugat și un filtru rapid după Container mobil, la stocul disponibil.

Zona de Ambalare face acum parte din depozit

Zona de Ambalare se gestionează acum ca parte a depozitului, nu ca depozit separat. Prim.io o creează și o întreține automat.

Liste de Picking

„Listă de Ambalare" a fost redenumită „Listă de Picking".

La crearea unei Liste de Picking, marfa este blocată în depozit și eliberată din nou dacă lista este anulată. O listă nouă include doar rândurile care mai au cantitate de ambalat.

Setările de Depozit pot impune picking obligatoriu, caz în care un document trebuie parcurs prin picking înainte de a putea fi ambalat.

Modul Finanțe

Alegerea unui cont la plata imediată

Când creați un document financiar de încasare sau de plată cu opțiunea Plată automată! selectată, câmpurile de cont și cont de numerar nu mai sunt afișate la crearea documentului.

După confirmare, se deschide o fereastră separată de plată, unde alegeți contul sau contul de numerar și finalizați tranzacția. Fereastra afișează și statusul dispozitivului fiscal, atunci când plata se face prin acesta. Sistemul reține ultimul cont de numerar și POS folosite.

Operațiuni în masă cu domeniu de aplicare selectabil

La pornirea unei operațiuni în masă puteți alege acum documentele cărora li se aplică:

• toate documentele din rezultat;
• doar rândurile selectate;
• o listă de numere introdusă manual;
• numere dintr-un fișier Excel.

Sistemul raportează câte numere au fost recunoscute, negăsite sau ambigue.

Plată în masă

Puteți plăti până la 500 de documente simultan. Documentele trebuie să aparțină aceleiași companii și să fie în aceeași valută.

Acțiunea Write-off a fost de asemenea reintrodusă în operațiunile în masă. Câmpul Write-off până la suma stabilește restul maxim pentru care se creează un protocol de write-off.

Editarea parametrilor unui document emis

Un nou ecran comun, Editare parametri, permite modificarea mai multor câmpuri simultan:

• partener și persoană de contact;
• reprezentant de vânzări;
• metodă de plată;
• dată scadentă;
• data faptului generator de TVA;
• dată contabilă;
• descriere;
• notă.

Istoricul documentului înregistrează ce parametri au fost modificați.

Procesarea AI a facturilor de cheltuieli fără UIC sau cod de TVA

Recunoașterea AI poate acum procesa facturile de cheltuieli în care Furnizorul nu are UIC sau cod de TVA, pentru documente emise în afara Uniunii Europene. În loc să respingă factura, Prim.io o creează pe Furnizorul predefinit UnknownVendor și îi setează statusul pe Pentru verificare. Denumirea reală a Furnizorului, recunoscută din document, este păstrată în descrierea facturii.

Operatorul trebuie apoi să verifice documentul, să găsească sau să creeze Furnizorul corect și să îl înlocuiască pe factură. Furnizorul predefinit și tipul său sunt create automat în sistemele cu recunoaștere AI activată și nu pot fi editate sau șterse.

Modificarea se aplică doar facturilor de cheltuieli procesate prin AI Invoices Import. Tratarea Furnizorilor care au UIC sau un cod de TVA valid rămâne neschimbată.

A fost îmbunătățită și selecția automată a sediului pentru un Furnizor nou, fără facturi anterioare. În acest caz, sistemul folosește sediul cel mai frecvent selectat al companiei, ceea ce previne crearea documentului pe o adresă de înregistrare nepotrivită.

Listă nouă „Transferuri de Bani"

Mișcările între conturi se află acum într-o listă separată, ceea ce le face mai ușor de urmărit.

Statusuri documente financiare

Setările Finanțe au un ecran nou comun, Statusuri documente financiare, disponibil din Finanțe → Setări Finanțe. Statusurile documentelor financiare de încasare și de plată se gestionează dintr-un singur loc, în file separate.

Modificări la raportul OSS

Compania este acum obligatorie în filtru, deoarece valuta acesteia determină cursurile de schimb folosite.

Facturile de avans sunt acum incluse în raport, cu partea utilizată din avans dedusă. Un panou nou afișează documentele financiare incluse în rândul selectat.

Arhiva fișierelor TVA depuse

Arhiva este acum disponibilă tuturor utilizatorilor cu permisiuni de contabilitate, nu doar utilizatorului de sistem.

API

Au fost aduse următoarele îmbunătățiri:

• articolele pot fi găsite după cod sau SKU;
• caracteristicile pot fi recunoscute și după cod;
• filtrele la extragerea articolelor sunt aplicate și combinate corect;
• o solicitare de preț pentru mai multe SKU-uri returnează un preț pentru fiecare dintre ele;
• o stornare poate fi creată fără document financiar, și cu Intrare în Gestiune imediată sau amânată.

Notă. Pentru o stornare prin API, data furnizată se aplică doar stornării. Documentul financiar, operațiunea de depozit și plata păstrează data curentă. Combinarea Plătește acum cu Fără document financiar returnează o eroare.

Integrări

Skroutz

A fost adăugată acceptarea automată a comenzilor și fulfillment-ul în masă.

Innoship

Pentru plata ramburs, serviciul de transport nu mai este facturat a doua oară destinatarului. Plătitorul serviciului de transport poate fi setat din setări și schimbat pentru un aviz individual. Plățile ramburs se reconciliază acum automat.

Econt

Lungimea, lățimea și înălțimea se transmit acum corect pentru expedițiile pe paleți. Pentru livrarea la un birou, selectarea acestuia este obligatorie; câmpurile de adresă sunt afișate doar pentru livrarea la o adresă.

Pigeon Express

Orașul poate fi acum recunoscut după nume atunci când codul poștal nu corespunde sau nu este completat. Numărul Comenzii de Vânzare se transmite în câmpul de referință externă al avizului. A fost adăugată și o verificare a plăților ramburs decontate.

Amazon

Raportul de Calcul TVA este disponibil acum și pentru versiunea mai veche a integrării. Facturile pentru vânzările divizate din raportul TVA pot fi emise de la un sediu separat.

EasySales

Sincronizarea comenzilor acceptă acum plățile cu vouchere eMAG.

Modificări la rezultatele implicite

După actualizare, unele ecrane pot afișa rezultate diferite la prima deschidere:

• Mișcarea mărfii va afișa implicit doar articolele cu mișcări în perioada selectată.
• În Încărcare Stoc, vânzările intercompany nu vor fi incluse implicit.
• Filtrul Cu/Fără disponibilități din Avize va returna rezultate conform noii logici.
• Coloana Contact livrare din listele de documente va afișa persoana de contact.
• În Cheltuieli cu materiale, coloanele Casare și Lipsuri vor afișa valorile corecte.
• În rapoartele cu selecție de coloane, o coloană exclusă nu va mai face parte din tabel, din totaluri sau din export.
• Coloana Data plății se va completa în funcție de rest, nu de statusul documentului.
• Coloanele De facturat, De plătit și Cantitate emisă sunt eliminate din listele de documente. Resturile rămân disponibile prin filtrele Nefacturat și Scadent.
• La prima autentificare după actualizare, setările locale ale ecranelor vor fi resetate. Setările dvs. personale pentru schema de culori, filtrul extins, camera și coloanele din selecția articolelor vor fi păstrate.

Continuăm să îmbunătățim automatizările și să simplificăm operațiunile zilnice cu Prim.io. Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență, nu ezitați să ne contactați.

‍