Интеграция на WooCommerce с ERP: какво да свържете и какво да избягвате

За да свържете WooCommerce с ERP, без да забавите базата данни, използвайте вграден конектор, който изтегля поръчките и връща наличностите към всеки канал. Управлявайте складовете, снабдяването, производството и финансите в ERP, а на WooCommerce оставете онлайн магазина.

Това разпределение е в основата на добрата интеграция. Много брандове обаче постъпват по обратния начин. Добавят в WordPress разширения за няколко склада и поръчки към доставчици, а с увеличаването на поръчките магазинът започва да се забавя.

В ръководството ще видите кои данни да синхронизирате и кои да останат извън WordPress. Ще разгледаме и работата на конекторите, предотвратяването на изчерпани наличности, цените на Prim.io и сроковете до започване на реална работа.

Какво представлява интеграцията между WooCommerce и ERP

Това е двупосочна връзка между магазина и ERP системата. Новите поръчки и данните за клиентите постъпват в ERP, а наличностите, цените, статусите на поръчките и номерата за проследяване се връщат към магазина.

WooCommerce е разширение за WordPress и съхранява данните си в неговата база. Документацията за разработчици на WooCommerce посочва, че традиционно поръчките се съхраняват като публикации и метаданни към тях в WordPress (post types и post meta).

ERP поема работата след завършването на поръчката. Същият двупосочен модел се използва и при Shopify, както е описано в ръководството за ERP за Shopify.

Кога WooCommerce има нужда от връзка с ERP

Интеграцията става необходима, когато наличностите и снабдяването вече не могат да се управляват удобно само от администрацията на магазина. Обикновено признаците са лесни за разпознаване.

• Отваряте втори склад или започвате работа с 3PL партньор.
• Добавяте маркетплейс и продавате една и съща стока през два канала.
• Екипът съставя поръчките към доставчици ръчно в таблици.
• Наличностите в WooCommerce вече не съвпадат със стоката по рафтовете.
• Администрацията се забавя по време на кампании и в натоварения сезон.

Повечето брандове отговарят на тези затруднения с още разширения. Всяко добавено разширение за наличности или снабдяване работи в същата база данни на WordPress, която обслужва и завършването на поръчките.

Така вътрешните процеси и покупките на клиентите натоварват една и съща база. Колкото повече оперативни данни съхранявате в WordPress, толкова по-трудна става обработката на всяка поръчка.

Защо WooCommerce се забавя с увеличаването на поръчките

Една от причините е начинът, по който WooCommerce е съхранявал поръчките. Според официалната документация използването на публикации и метаданни за поръчките води до проблеми с производителността.

Официалното решение е High-Performance Order Storage (HPOS). То премества поръчките в отделни таблици със собствени индекси, което намалява броя на операциите за четене и запис.

HPOS е включен по подразбиране за новите инсталации от WooCommerce 8.2, излязъл през октомври 2023 г. Съществуващите магазини преминават към него през режим на съвместимост, както е описано в ръководството за включване на HPOS.

HPOS подобрява съхраняването на поръчките. Складовите клетки, поръчките към доставчици, партидите и производствените спецификации обаче остават в разширенията, ако не ги преместите. При добро управление на наличностите тези данни са в ERP, а WordPress обслужва продажбите.

Кои данни да синхронизирате и кои да оставите в ERP

Интеграцията трябва да синхронизира данните, нужни на магазина за продажби, а информацията за вътрешните процеси да остане в ERP. Използвайте следното разпределение.

Правилото е просто: синхронизирайте данните, които клиентът вижда при поръчката. Ако дадена информация се използва само от екипа ви, оставете я в ERP.

Избягвайте разширения с дублиращи се функции за наличностите

Разминавания възникват, когато два инструмента записват стойности в едно и също поле за наличност. Едното разширение променя количеството, конекторът го презаписва и магазинът показва грешна стойност.

Определете една система, която да управлява наличностите. След като ERP поеме тази задача, премахнете или изключете всяко разширение, което също променя количествата.

Тествайте webhook връзките

Нетестваните webhook връзки могат да спрат синхронизацията без предупреждение. Според документацията за webhook на WooCommerce в GitHub такава връзка се изключва след 5 последователни неуспешни опита за изпращане.

Тогава новите поръчки престават да постъпват в ERP. Тествайте всяка webhook връзка преди старта и проверявайте статуса ѝ след промяна на хостинга.

Как работят конекторите за онлайн магазини

Конекторите прехвърлят поръчките от WooCommerce към ERP и връщат наличностите към магазина, като съпоставят продуктите по артикулен код (SKU). Настройването преминава през пет стъпки.

• Създайте REST API ключове в администрацията на WooCommerce и ги добавете в ERP.
• Съпоставете всеки продукт от WooCommerce с един артикул в ERP по SKU.
• Импортирайте незавършените поръчки и проверете дали новите постъпват правилно.
• Подайте наличностите от ERP обратно към WooCommerce.
• Тествайте с няколко реални поръчки, преди да спрете ръчните актуализации.

Webhook известията уведомяват ERP, когато в WooCommerce има промяна. Според документацията на WooCommerce REST API те се управляват от WooCommerce > Settings > Advanced > Webhooks, като съдържанието на всяко известие се подписва с HMAC-SHA256.

Този подпис позволява на получаващата система да провери дали данните действително идват от вашия магазин. Това е важно, защото поръчките съдържат клиентски данни.

Конекторите за онлайн магазини се заплащат допълнително по 30 евро месечно. Конекторите за магазини, маркетплейси и куриери се таксуват поотделно, от 20 до 50 евро месечно, а тези към финансов софтуер са безплатни.

Как ERP помага да избегнете изчерпаните наличности в WooCommerce

Поддържайте обща наличност за всички канали и поръчвайте нова стока, преди да се изчерпи. Така синхронизирането на WooCommerce се свежда до подаване на количествата от ERP към магазина.

Започнете с една обща наличност. При поръчка от който и да е канал ERP намалява същото количество, така че WooCommerce да не продава стока, която вече е изписана по друга поръчка.

След това определете праг за попълване на всеки бързо продаващ се артикул. Това е количеството, при което екипът трябва да направи нова поръчка към доставчика.

Създавайте тези поръчки в ERP с актуалните данни за доставчиците. Така очакваната стока се вижда още преди получаването ѝ, без да се подготвя нова таблица.

Накрая задайте складова клетка на всеки артикул и го сканирайте по баркод. Комплектоването по клетки и сканирането помагат реалните количества да съвпадат с тези в системата.

Как се различават интеграциите на WooCommerce и Shopify с ERP

И двете следват един и същ модел: поръчките постъпват в ERP, а наличностите се връщат към магазина. Основната разлика е кой поддържа платформата на магазина.

При WooCommerce скоростта на сайта е ваша отговорност. Затова разпределението на процесите между магазина и ERP е още по-важно — всяко премахнато разширение намалява натоварването на собствената ви база данни.

И двете платформи са сред вградените интеграции на Prim.io. Брандовете, които използват и двете, могат да управляват наличностите за магазините си в една ERP система.

Как Prim.io работи с WooCommerce

Prim.io се свързва с WooCommerce чрез специализиран конектор за онлайн магазин, който получава поръчките и връща наличностите. Prim.io е облачна ERP система с вграден AI за онлайн брандове и продажби през няколко канала. Тя обединява поръчки, наличности, финанси, CRM, производство и BI.

WooCommerce остава платформата на магазина. Всички вътрешни процеси се управляват в Prim.io, извън базата данни на WordPress.

Наличностите се следят по клетки, партиди, серийни номера, срокове на годност и баркодове. Снабдяването и разходите по доставката са в същата система, така че себестойността на всеки артикул може да включва транспорт и мита. Производството със спецификации за състава на продуктите (BOM) проследява какво произвеждате от отделните компоненти.

AI асистентът отговаря на въпроси въз основа на собствените ви данни за продажби, наличности и финанси. Освен това разчита фактури, коригира адреси и съпоставя плащания, което спестява досадна ръчна работа.

Prim.io обработва над 3,1 милиона поръчки месечно. За брандовете с WooCommerce това означава едно място за управление на наличностите в магазина и всички останали канали.

Вижте как работи облачната ERP система за онлайн търговия или разгледайте всички конектори на страницата с вградени интеграции на Prim.io.

Създайте безплатен демо акаунт

Безплатен демо акаунт без кредитна карта. Можете да се откажете по всяко време.

Защо брандовете за онлайн търговия избират Prim.io

Брандовете избират Prim.io, защото всички канали и складове работят с общи данни. Най-често се открояват следните четири предимства.

• Prim.io предлага над 50 вградени интеграции, включително с WooCommerce и Shopify.
• Бизнес анализите в Prim.io използват Qlik, така че справките работят със същите актуални данни като поръчките.
• OhGood управлява 3 склада с общ поглед в реално време в Prim.io.
• До реална работа се стига средно за около 6 седмици, със срок между 5 и 8 седмици според сложността. Плановете започват от 180 евро месечно при годишно плащане, без ДДС.

Често задавани въпроси за WooCommerce и ERP

Следващите въпроси обхващат свързването, цените, сроковете за настройване и скоростта на магазина. Отговорите са кратки и конкретни.

Може ли Prim.io да се свърже с WooCommerce

Да, чрез вграден конектор за онлайн магазин. Поръчките постъпват в Prim.io, а наличностите се връщат към магазина. WooCommerce е сред над 50 вградени интеграции, така че маркетплейсите и куриерите също могат да обменят данни с общата система. Конекторът се заплаща допълнително по 30 евро месечно към избрания план.

Колко струва конекторът за WooCommerce

Конекторът струва 30 евро месечно в допълнение към плана. Абонаментът се заплаща отделно: Prim Plus е 180 евро, Prim Pro — 540 евро, а Prim Enterprise — 1 710 евро месечно. Цените са без ДДС, при годишно плащане, с включени съответно 3, 5 и 15 потребители.

Колко време отнема настройването

Започването на работа с Prim.io отнема средно около 6 седмици, със срок между 5 и 8 седмици според сложността. Срокът започва да тече, след като данните за продуктите и наличностите са готови. Еднократната такса за първоначално въвеждане е 1 300 евро за Plus и Pro и 3 900 евро за Enterprise. Подредените уникални артикулни кодове улесняват съпоставянето на продуктите.

Кое ERP е най-подходящо за управление на наличности в WooCommerce

Подходящото ERP управлява наличностите и снабдяването извън WordPress и връща общи данни за количествата към магазина. Търсете складови клетки, партиди, баркодове и поддръжка на няколко склада. Prim.io предлага всичко това в една облачна система, с платен конектор за връзката с WooCommerce.

Ще забави ли WooCommerce свързването с ERP

Връзката добавя известно количество API заявки, но може и да намали натоварването на магазина. Когато снабдяването и управлението на складовите клетки се изнесат от разширенията, базата на WordPress има по-малко работа. Включете HPOS, ако магазинът все още пази поръчките в таблиците за публикации, и предварително тествайте времето за синхронизация.

Какво да подготвите за интеграцията на WooCommerce с ERP

Проектът върви по-бързо, когато се подготвите преди свързването. Започнете със следните четири стъпки.

• Проверете производителността на WooCommerce сайта и проблемите със синхронизацията на наличностите.
• Предвидете конектора за онлайн магазин с цена 30 евро месечно.
• Обединете управлението на складовите клетки в няколко склада и сканирането на баркодове в Prim.io.
• Планирайте около шест седмици до реална работа, след като данните са готови.

Магазинът продължава да продава, а вътрешните процеси се преместват в система, създадена да ги управлява.

Създайте безплатен демо акаунт

Безплатен демо акаунт без кредитна карта. Можете да се откажете по всяко време.