ERP и Еконт: как работи интеграцията и какво може да автоматизирате

Всяка сутрин някой от екипа ви копира един по един адресите от поръчките, получени през нощта, в системата на Еконт. После подготвя товарителниците, печата ги и се надява, че никъде не е въвел „ул. Шипка 41“ вместо „ул. Шипка 14“.

В края на месеца същите хора сядат с банковото извлечение и започват да свързват преводите за събраните наложени платежи със съответните поръчки.

ERP системата с интеграция към Еконт поема голяма част от тази работа. В статията разглеждаме какво автоматизира връзката, как се настройва и кой начин на свързване е подходящ за вашия магазин.

Ще обърнем внимание и на теми, които често остават извън подобни ръководства: частичните откази и това как парите от наложените платежи стигат до вас.

А межувременно поръчките продължават да растат. Според обобщението на „Паспорт 2025“ на Българската е-комерс асоциация онлайн продажбите в България през 2025 г. се оценяват на над 2,69 млрд. евро. Това е приблизително 15% ръст спрямо 2024 г. За всяка допълнителна поръчка е нужна товарителница и някой трябва да я създаде.

Какво е ERP система с интеграция към Еконт?

Това е система за управление на бизнеса, свързана директно с API на Еконт. Товарителниците се създават автоматично от поръчките, а информацията за доставката и наложения платеж се връща към съответната поръчка и финансовите записи.

Нека първо уточним няколко понятия. ERP системата обединява продажбите, наличностите, покупките и счетоводството. Повече за възможностите ѝ можете да прочетете в статията ни какво представлява ERP системата.

API е програмен интерфейс - набор от правила, чрез които две системи обменят данни автоматично.

Товарителницата е документът, необходим на Еконт за всяка пратка. Тя съдържа данни за подателя и получателя, теглото, избраната услуга и сумата за събиране. Дори една грешка при въвеждането може да попречи на доставката.

Повечето онлайн магазини започват с безплатния плъгин на Еконт. Той показва цената на доставката при поръчване, позволява избор на офис и създава товарителници. За малък магазин това често е достатъчно.

Трудностите се появяват с увеличаването на поръчките. Плъгинът работи в онлайн магазина, а наличностите, фактурите и събраните наложени платежи се следят на други места.

Интеграцията с ERP свързва тези процеси. Складът знае кои артикули да подготви по всяка поръчка, а счетоводството - какво плащане да очаква.

Ако използвате международна ERP система като SAP или NetSuite, проверете още в началото дали има готова връзка с Еконт, или е нужен допълнителен модул или разработка. Prim.io е създадена в България и Еконт е сред вградените ни интеграции.

Какво се автоматизира - от поръчката до плащането

Всяка поръчка с доставка чрез Еконт преминава през пет етапа: получаване на поръчката, създаване на товарителница, вземане на пратката, доставка и плащане. Добрата интеграция обхваща всичките в една система.

По-ограничените решения често не покриват добре последния етап - отчитането на парите. За работата в склада, включително събирането и опаковането на артикулите, вижте ръководството ни за организация на изпълнението на онлайн поръчки.

Товарителници и заявки за куриер

След потвърждаване на поръчката ERP системата попълва товарителницата с данните, с които вече разполага: име на клиента, адрес, телефон, тегло на пратката и сума на наложения платеж.

PDF файлът с товарителницата се добавя към поръчката и служителят, който я опакова, може да го отпечата с едно натискане.

Преди печат обаче е добре адресът да бъде проверен. API документацията на Еконт включва проверка на адреси наред със създаването на товарителници, заявките за куриер, проследяването и данните за офисите.

Проверката отнема секунда. Върнатата пратка може да ви струва доставка и в двете посоки.

След това ERP системата изпраща заявка куриер да вземе пратките от склада или вие ги предавате в офис на Еконт. Интеграцията ни с Еконт създава товарителници и заявки за куриер директно от системата. Сумата на наложения платеж и статусът на доставката са свързани с конкретната поръчка.

Цена на доставката и избор на офис при поръчване

Преди изпращане ERP системата показва разхода за доставка. Така можете да прецените как той се отразява на маржа, докато още имате възможност да реагирате.

Същата цена може да се показва и в онлайн магазина при завършване на поръчката, когато клиентът избира доставка до адрес или до офис на Еконт.

В България клиентите обикновено предпочитат офис. Според доклада на Комисията за регулиране на съобщенията за куриерските услуги през 2025 г., представен от БТА, 70,1% от потребителите предпочитат доставка до офис или автомат, а 83% използват куриерски услуги.

Автоматите тип “шкафчета” също се увеличават бързо. Докладът отчита 3 725 в цялата страна - с 18% повече спрямо предходната година.

Затова ERP системата трябва да разполага с актуален списък на офисите на Еконт, който се обновява автоматично. Когато клиентът избере офис или еконтомат при поръчване, данните му се прехвърлят направо в товарителницата.

Проследяване на пратките и актуализиране на статусите

ERP системата показва статуса на всяка пратка от Еконт в съответната поръчка. Екипът за обслужване на клиенти вижда същата информация като получателя, заедно със складовото движение и фактурата.

Статусът трябва да задейства и следващата стъпка. След доставка поръчката преминава към отчитане на плащането, а при отказ складът получава информация, че трябва да очаква върната стока.

Наложен платеж и сверяване на плащанията

При наложен платеж, или COD, куриерът събира сумата при доставката и ви я изплаща по-късно.

Този начин на плащане постепенно губи популярност. Според доклада на регулатора вече го избират по-малко от една трета от потребителите.

Въпреки това магазин, който изпраща няколкостотин пратки седмично, продължава да обработва десетки такива плащания. Всяко трябва да бъде свързано с правилната поръчка.

Сверяването е по-лесно, когато е ясно как стигат парите до вас. Според документацията на Еконт за разработчици събраните наложени платежи могат да се изплащат по банкова сметка, в брой в офис или на ваш адрес.

Когато в товарителницата е посочен номерът на споразумението ви за наложен платеж, Еконт автоматично отнася събраната сума към него.

Начинът на изплащане влияе и на таксите. Според прегледа на тарифите на Еконт, публикуван от BizzUpp през септември 2026 г., таксата за изплащане по банка с превод на следващия ден е 1,62%, а в брой - 3,24%.

За повечето онлайн магазини банковият превод е по-изгодният вариант.

Има обаче една особеност. Получавате общ превод за много пратки, с вече удържани такси. След това сумата трябва да се разпредели по отделните поръчки.

Ако се прави ръчно, това отнема часове в края на месеца.

В Prim.io при доставка на пратката системата създава плащането по наложения платеж в избраната от вас каса и приключва продажбата. В документацията ни за настройка на Еконт препоръчваме плащанията да се синхронизират веднъж дневно, вместо на всеки час.

Уточнете със счетоводителя си и начина на обработка на наложения платеж. Еконт може да го обработва като пощенски паричен превод, което има значение за задължението за издаване на фискален бон по Наредба Н-18.

Какъвто и вариант да изберете, уверете се, че ERP системата изпраща една и съща настройка за наложения платеж във всяка товарителница.

Откази, връщания и преглед преди плащане

Българските клиенти често искат да отворят пратката, преди да платят. При Еконт това се задава в товарителницата. Документацията за разработчици описва три възможности.

„Преглед“ дава на получателя 15 минути да разгледа пратката и да плати само ако я приеме. „Преглед и тест“ добавя възможност да изпробва продукта в рамките на същото време.

При „Преглед, тест и избор“ клиентът може да задържи част от артикулите в пратката и да върне останалите.

Тези опции дават повече увереност на клиента при поръчване, но усложняват отчитането.

При опцията за избор Еконт изисква опис на артикулите, чиято обща стойност съвпада с наложения платеж, както и указания за връщане. Неприетите артикули се връщат с отделна пратка, а вие определяте кой плаща доставката.

Без интеграция всеки частичен отказ означава три ръчни операции: да върнете артикулите в наличност, да намалите очаквания наложен платеж и да коригирате фактурата.

ERP системата трябва да извършва и трите при получаване на съответния статус. Ако доставчикът не може да ви покаже това в демонстрация, предвидете, че екипът ви ще го прави ръчно.

Как да настроите Еконт в ERP системата

При вградена интеграция настройката се състои основно в подготовка на данните и тестване. Не е нужно да пишете код. Първо съберете необходимата информация, а след това следвайте стъпките поред.

Какво да подготвите предварително

Преди да отворите настройките, подгответе:

• Профил в e-Econt - съществуващ или новорегистриран.
• Потребителското име и паролата за достъп до API на този профил.
• Адресите на всички складове, от които изпращате.
• Начините на плащане в онлайн магазина и съответствието на всеки от тях с наложен платеж или предварително плащане.
• Данните за изплащане на наложените платежи, включително номера на споразумението ви, ако имате такова.
• Правилата за връщане, включително кой поема доставката при върната пратка.

Стъпки за настройка

Изпълнете стъпките последователно и отделете време за тестовете.

• Добавете Еконт като начин на доставка в ERP системата.
• Въведете данните за достъп до API на Еконт.
• Първо тествайте в демо среда. Според API документацията на Еконт демо и реалната среда използват различни уеб адреси. Така тестовите пратки остават отделени от действителните.
• Задайте тип на пратката по подразбиране за обичайните си поръчки и проверете ограниченията на Еконт за тегло при съответната услуга.
• Настройте плащането по подразбиране: кой поема доставката, как се събира наложеният платеж и къде се изплащат сумите.
• Активирайте предлаганите от вас опции за преглед преди плащане и задайте съответните указания за връщане.
• Синхронизирайте списъка с офисите на Еконт в ERP системата.
• Изберете дали куриер ще взема пратките от склада, или ще ги предавате в офис.
• Тествайте една поръчка от заявяването ѝ в онлайн магазина до товарителницата, доставката и плащането. След това тествайте втора, при която получателят отказва пратката.
• Преминете към реалната среда и изпратете първата си действителна поръчка.

Еконт и еврото: какво се промени през 2026 г.

Според страницата на Европейската централна банка за въвеждането на еврото в България страната прие еврото на 1 януари 2026 г. при фиксиран курс 1,95583 лева за евро.

При доставките промяната засегна всяка товарителница и всеки наложен платеж.

Еконт пое автоматично част от прехода. В API документацията е посочено, че от 1 януари 2026 г. предварително създадените товарителници в левове се превалутират автоматично в евро, без да са необходими промени.

Остава обаче едно изискване към подадените от вас данни. За услугите „Наложен платеж“ и „Обявена стойност“ трябва да бъде посочена валута. Обявената стойност е сумата, която заявявате като стойност на пратката за целите на застраховането.

На практика проверете две неща. ERP системата трябва да изпраща валута във всяка товарителница с наложен платеж.

Освен това трябва да поддържа старите поръчки в левове и новите в евро в общата история. Така връщане по поръчка от декември 2025 г. ще бъде отчетено коректно. Prim.io има вградена поддръжка на различни валути.

Вградена интеграция, междинна платформа или разработка по поръчка?

Има четири основни начина да свържете Еконт. От избора зависи кой ще настрои връзката и кой ще я поддържа, когато Еконт промени своя API.

Плъгинът на Еконт работи в онлайн магазина, а вградената ERP интеграция е част от самата ERP система.

Междинната платформа за доставки, често наричана TMS, е отделен софтуер между ERP и куриерите. TMS означава система за управление на транспорта. При индивидуална разработка вашият екип изгражда връзката чрез API на Еконт.

За повечето растящи брандове бихме препоръчали вградена интеграция. Всички данни остават в общата история на поръчките, а при проблем се обръщате към един доставчик.

В Prim.io интеграцията със Speedy работи в същата система като тази с Еконт, наред със Sameday и автоматите на BOX NOW. Добавянето на втори куриер не изисква отделен софтуер.

Prim.io предлага над 50 вградени интеграции с онлайн магазини, маркетплейси, платежни услуги и куриери. Разработка по поръчка има смисъл при специфични процеси, например нестандартна организация на връщанията.

В такъв случай API на Prim.io позволява на разработчиците ви да добавят нужните възможности към съществуващата интеграция с Еконт.

Преди да подпишете договор с доставчик, задайте следните въпроси:

• Можете ли да създадете товарителница и да заявите куриер, без да излизате от екрана на поръчката?
• Изпраща ли се валута във всяка товарителница с наложен платеж?
• След доставка на пратка с наложен платеж създава ли се автоматично плащане и приключва ли се продажбата?
• Може ли системата да обработи частичен отказ, като върне артикулите в наличност и коригира наложения платеж?
• Можете ли да тествате всичко в демо средата на Еконт, преди да започнете реална работа?
• Кой обновява интеграцията, когато Еконт промени своя API?

Неясните отговори често означават, че няколко месеца след внедряването отново ще се появи ръчна работа.

Който и вариант да изберете, съобразете го с бъдещия ръст. Според статистиката на Евростат за електронната търговия през 2025 г. 27% от интернет потребителите в България не са купували или поръчвали стоки и услуги онлайн през годината. Средният дял за ЕС е 15%.

С намаляването на тази разлика расте и потенциалът за повече поръчки.

Често задавани въпроси

Какво прави ERP системата с интеграция към Еконт?

Създава товарителници от поръчките, показва информацията за проследяване във всяка от тях и свързва наложените платежи със счетоводните записи.

Нужен ли ми е разработчик, за да свържа Еконт?

При вградена интеграция обикновено не. Настройката се състои във въвеждане на данни за достъп и избор на настройки по подразбиране. Разработчик е нужен при индивидуална разработка.

Мога ли да тествам интеграцията без реални пратки?

Да. Еконт има отделни адреси за демо и реалната среда, така че можете да създавате тестови товарителници, преди да започнете работа.

Как се отчита наложеният платеж в ERP?

Куриерът събира парите, Еконт ви ги изплаща, а ERP системата отразява плащането към правилната поръчка. В Prim.io при доставка се създава плащането по наложения платеж и продажбата се приключва.

Мога ли да използвам и други куриери заедно с Еконт?

Да, ако ERP системата поддържа повече от един куриер. В Prim.io Speedy, Sameday и BOX NOW работят в същата система като Еконт.

Какво се случва при пълен или частичен отказ от пратката?

Отказът се отразява в поръчката, а стоката се връща с обратна пратка. Добрата ERP система връща артикулите в наличност, коригира очаквания наложен платеж и отразява промяната във фактурата.

Преди да вземете решение

Интеграцията между ERP и Еконт спестява ръчното прехвърляне на данни при изпращане на поръчки. Товарителниците, заявките за куриер, проследяването, отказите и наложените платежи се управляват от една и съща поръчка.

Ако ще направите само един тест при сравняването на доставчици, изберете този: поискайте да видите на живо целия процес за доставена пратка с наложен платеж и за пратка с частичен отказ - от поръчката до счетоводното отчитане.

Системата, която се справя и с двата случая без помощна таблица, заслужава инвестицията.

Ако още сравнявате решения, започнете със списъка ни с най-добрите ERP системи за български eCommerce брандове.

Prim.io обработва над 3,1 млн. поръчки месечно, а средният срок за внедряване е около шест седмици. Вижте как работи интеграцията с Еконт с примери от вашите поръчки.

Създайте демо акаунт

Ако предпочитате да ви покажем процеса, запишете демонстрация с екипа ни. Без заучени търговски презентации.