ERP за търговци в eMAG: как да изберете подходящата система

Най-важното накратко

• ERP системата за търговци в eMAG обединява поръчките, наличностите, фактурирането и доставките. Всички процеси използват едни и същи актуални данни, докато конекторът само прехвърля информация между две приложения.
• eMAG е огромен канал за продажби. Само в Румъния продажбите през платформата достигат 10,6 млрд. румънски леи през 2025 г.
• В Румъния e-Factura е задължителна за фактурите между фирми (B2B) от 1 януари 2024 г., а за тези към крайни потребители (B2C) - от 1 януари 2025 г. Затова изискванията обхващат почти всяка поръчка от eMAG.
• От 1 януари 2026 г. фактурите трябва да се подават към RO e-Factura в срок до пет работни дни.
• Една ERP система може да управлява продажбите ви през eMAG в Румъния, България и Унгария, като отчита валутата, езика на фактурите и местните изисквания във всяка държава.
• Специализирана ERP система като Prim.io се внедрява средно за около шест седмици.

Какво представлява ERP системата за търговци в eMAG

ERP е съкращение от enterprise resource planning, или „планиране на ресурсите на предприятието“. На практика това означава, че една система обединява основните дейности в бизнеса ви. API (приложно-програмен интерфейс) пък позволява на две системи да обменят данни автоматично.

ERP системата за търговци в eMAG се свързва с API на eMAG Marketplace и ви позволява да управлявате поръчките, наличностите, фактурирането и подготовката на пратките от едно място. Можете да работите с Румъния, България и Унгария, като използвате едни и същи актуални данни.

Ако вече имате приложение за фактуриране или конектор, вероятно се питате защо да плащате за цяла ERP система. Разликата е в обхвата: конекторът само прехвърля данни между две приложения, а софтуерът за фактуриране служи за издаване на фактури.

ERP системата обединява продажбите, наличностите, финансите и доставките. За търговците в eMAG тази разлика е особено важна.

Когато работите с отделни приложения, екипът ви трябва да копира информация между тях и да сверява данните ръчно. С ERP всяка поръчка от eMAG постъпва в системата, в която вече управлявате наличностите, фактурите и счетоводните си данни.

Защо таблиците и отделните приложения вече не са достатъчни

eMAG продължава да се разраства в региона. В платформата вече работят над 64 000 търговци от Румъния, България и Унгария.

Само в Румъния продажбите през eMAG достигат 10,6 млрд. румънски леи през 2025 г., с 3,9% повече спрямо предходната година. Клиентите са поръчали 87,2 млн. продукта, което е ръст от 9,1%. Разраства се и целият пазар. Според European E-Commerce Report 2026 онлайн разходите за стоки и услуги в Румъния достигат 12,9 млрд. евро през 2025 г., с 10% повече на годишна база.

Това означава все повече поръчки за обработка всеки ден. С увеличаването на обема ръчната работа започва да забавя целия процес.

Ако екипът ви въвежда поръчките от eMAG ръчно, данните за наличностите неизбежно ще изостават от реалните продажби. Сверяването в края на месеца пък може да отнеме дни. Всяко допълнително приложение означава още експорти, още копиране на информация и още възможности за разминавания.

Когато една поръчка е записана на четири различни места, трудно можете да видите пълната и точна картина на един екран. Забавеното обновяване на наличностите може да доведе и до продажба на артикул, който вече е изчерпан. Следват отменени поръчки и недоволни клиенти.

Ако разпознавате ежедневието си в тези ситуации, време е да потърсите ERP система, която обединява работата ви.

Какви възможности трябва да има ERP системата за работа с eMAG

Подходящата ERP система свързва всички етапи на работата с eMAG в общ процес. Търсете вградени интеграции с маркетплейси, които свързват каналите за продажби директно със системата. Така обменяте данни без междинно приложение, при което също може да възникне проблем.

Откроихме четири основни възможности, които са особено важни при продажбите през eMAG. Всяка от тях трябва да предава необходимите данни към следващия етап.

Вградена интеграция с API на eMAG и импорт на поръчки

Директната връзка прехвърля всяка поръчка от eMAG в ERP системата, без да се налага да я въвеждате повторно.

Добрата интеграция с eMAG обменя данни в двете посоки:

• От eMAG към ERP: нови поръчки, данни за клиентите и доставките, откази и върнати поръчки.
• От ERP към eMAG: наличности, актуални статуси на поръчките и фактури, прикачени към съответната поръчка.

Синхронизация на наличностите в реално време

Наличностите трябва да се обновяват едновременно във всички канали. Когато продадете артикул в eMAG, количеството в онлайн магазина и физическия ви обект трябва да намалее в рамките на минути. Така избягвате продажби на изчерпани артикули.

Такава синхронизация е възможна само когато маркетплейсите и онлайн магазинът ви използват едни и същи данни, обновявани в реално време.

Фактуриране и спазване на данъчните изисквания

ERP системата трябва да може да издава автоматично фактура за всяка поръчка от eMAG. В Румъния това включва и работа с e-Factura - задължителната система за електронно фактуриране, чрез която фактурите се подават към национална платформа на данъчната администрация.

Фактурите могат да се експортират и към счетоводен софтуер като SAGA с едно натискане, без повторно въвеждане. Данъчните изисквания са достатъчно важни, за да определят избора ви на ERP. Ще ги разгледаме по-подробно в следващия раздел.

Обработка на поръчки, товарителници и връщания

След като поръчката е подготвена и опакована, трябва да създадете товарителница. Добрата ERP система генерира товарителницата (AWB), необходима за изпращането и проследяването на пратката, по един от два начина:

• През eMAG: товарителницата се създава чрез eMAG в Румъния, България или Унгария, като се използват куриерските акаунти, свързани с профила ви на търговец. Възможни са и доставки до автоматите easybox. Наложеният платеж се отчита автоматично след доставката на пратката. Достъпните куриери зависят от настройките на акаунта ви в eMAG.
• По ваш договор с куриер: например със Sameday, Cargus, FAN Courier, DPD или Еконт. При този вариант номерът на товарителницата не се изпраща обратно към eMAG.

Данъчни изисквания към търговците в eMAG в Румъния

В Румъния спазването на данъчните изисквания се следи строго. Затова възможностите на ERP системата в тази област трябва да имат голяма тежест при избора ви.

Съгласно Закон 296/2023 електронното фактуриране между фирми в Румъния е задължително от 1 януари 2024 г. Първоначално фактурите трябваше да се подават към RO e-Factura в срок до пет календарни дни от издаването им. От 1 януари 2026 г. срокът е пет работни дни, така че почивните дни и официалните празници вече не се броят.

Ако не издадете или не подадете B2B фактура през системата, санкцията е 15% от стойността ѝ. Това правило е в сила от 1 юли 2024 г. Същата санкция се налага и на купувач, който приеме фактура извън системата. За малките предприятия с оборот под 500 000 евро имаше гратисен период без санкции, но той приключи на 1 юли 2026 г. и вече всички търговци попадат в обхвата на изискванията.

SAF-T (Standard Audit File for Tax) е отделно задължение. Това е подробен електронен файл, чрез който румънската данъчна администрация ANAF събира данъчни и счетоводни данни. Подаването на SAF-T (D406) започна за големите данъкоплатци през януари 2022 г., за средните - през 2023 г., а за малките - през 2025 г. Файлът съдържа над 390 задължителни данъчни и счетоводни елемента, затова проверете дали софтуерът ви може да го генерира.

Предстои и още една промяна, която трябва да имате предвид. Пакетът на ЕС „ДДС в цифровата ера“ (ViDA) беше приет от всички 27 държави членки на 11 март 2025 г. С него електронното фактуриране при трансгранични B2B сделки става задължително от 1 юли 2030 г.

В таблицата са събрани основните изисквания, които да проверите за вашия бизнес.

ERP системата ви трябва още сега да поддържа e-Factura и да подава коректни данни към счетоводния софтуер, с който изготвяте отчетите си. В Prim.io e-Factura е вградена в платформата. Така фактурите се подават от същата система, в която управлявате поръчките, и могат да се експортират към счетоводен софтуер като SAGA.

Продажби през eMAG в Румъния, България и Унгария от една система

За да продавате през eMAG в Румъния, България и Унгария, не е достатъчно да копирате едни и същи настройки за трите пазара. За всяка държава има отделен акаунт, валута, език на фактурите и правила за ДДС.

В Румъния се работи с румънски леи (RON), а в Унгария - с форинти (HUF). България премина от лев към евро на 1 януари 2026 г., затова настройките, които все още използват BGN, трябва да се актуализират. Фактурите и финансовата ви отчетност трябва да отразяват правилно тези местни особености.

Продажбите между държавите продължават да растат. Според eMAG броят на търговците, които използват Marketplace за продажби на чужди пазари, се е увеличил с 25% през последната година. Чрез една платформа те могат да достигнат до над 7 млн. клиенти в Румъния, България и Унгария.

На практика eMAG ви дава достъп до клиенти и на трите пазара. За да се възползвате от тази възможност, вътрешните ви процеси трябва да могат да поемат допълнителната работа.

Prim.io поддържа работа с различни валути, езици, складове и дружества. Можете да управлявате продажбите в RO, BG и HU без отделна система за всяка държава, с общ продуктов каталог и общи наличности. Същевременно фактурите са в местната валута и отговарят на съответните изисквания. За България Prim.io генерира и SAF-T файла за Националната агенция за приходите (НАП).

Как да свържете ERP системата с API на eMAG

Свързването на eMAG с Prim.io чрез API става сравнително бързо, след като разполагате с необходимите данни за достъп.

Първо вземете данните за API достъп от търговския си акаунт в eMAG Marketplace. След това добавете IP адреса на доставчика на ERP в списъка с разрешени адреси (whitelist), за да може eMAG да приеме връзката. Въведете данните в ERP системата и проверете дали всичко работи.

Ако продавате в Румъния, България и Унгария, за всеки от трите акаунта е нужна отделна връзка. При настройването може да се появи грешка „You are not allowed to use this API“ или „invalid vendor IP“.

Причината обикновено е в списъка с разрешени IP адреси. Добавете правилния адрес в настройките на eMAG Marketplace и проверете отново данните за достъп. Това би трябвало да отстрани грешката.

Препоръчваме да проверявате данните за достъп и разрешените IP адреси при всяка промяна на мрежата или хостинга. Кратка ежемесечна проверка на връзката за всяка държава помага да поддържате интеграцията в изправност.

Как да изберете подходящата ERP система за продажбите си в eMAG

ERP системата трябва да отговаря на начина, по който работи бизнесът ви. Преди да изберете, преценете няколко основни неща.

Започнете с броя на поръчките и мащаба на дейността си. След това преценете какви данни и процеси трябва да обхващат интеграциите с маркетплейсите, счетоводния софтуер, куриерите и останалите приложения, които използвате.

Следват данъчните изисквания. Проверете дали ERP системата има вградена поддръжка на e-Factura и връзка със счетоводния ви софтуер. Това е необходимо, защото e-Factura се прилага за всеки търговец в eMAG, регистриран в Румъния.

Проверете и колко време ще отнеме внедряването, дали срокът отговаря на плановете ви и каква поддръжка ще получавате, след като започнете работа.

Често пренебрегван въпрос е какво точно прави интеграцията. Ако ERP системата получава поръчките, но не връща към eMAG актуални наличности и фактури, за екипа ви остава много ръчна работа.

Преди да изберете, изяснете как системата работи с акаунта ви за всяка държава, с всеки куриер и със счетоводния софтуер, на който разчитате.

Утвърдени платформи като SAP, NetSuite и Odoo могат да управляват сложни процеси. Често обаче са нужни месеци за адаптиране към конкретния бизнес, а разходите са значителни.

Ако търсите система, създадена за онлайн търговия, Prim.io предлага по-лесна начална настройка и се внедрява средно за около шест седмици, без да е нужен специализиран ИТ екип.

Таблицата сравнява четири често срещани вида решения според това какво е необходимо за продажбите през eMAG.

Често задавани въпроси

Коя ERP система е най-подходяща за търговците в eMAG?

Изборът зависи от броя на поръчките и данъчните изисквания към бизнеса ви. За повечето развиващи се търговци най-подходяща е ERP система, създадена за онлайн търговия, с вградена интеграция с eMAG и поддръжка на румънските данъчни изисквания.

Може ли една ERP система да се свърже едновременно с eMAG RO, BG и HU?

Да. За всяка държава се настройва отделна API връзка, а ERP системата обединява поръчките, наличностите, фактурите и връщанията от трите пазара.

Как да отстраните грешката Not allowed to use this API в eMAG?

Обикновено проблемът е в списъка с разрешени IP адреси. Добавете IP адреса на доставчика на ERP в настройките на eMAG Marketplace и проверете отново данните за API достъп.

Как румънските данъчни изисквания влияят на избора на ERP?

Данъчните изисквания в Румъния трябва да са сред водещите ви критерии. По Закон 296/2023 електронното фактуриране между фирми е задължително от 1 януари 2024 г. Срокът за подаване е пет работни дни, а санкцията е 15% от стойността на фактурата. Затова вградената поддръжка на e-Factura е необходимо условие.

ERP системата ви трябва да поддържа e-Factura и да обменя коректно данни със счетоводния софтуер, с който изготвяте отчетите си.

Колко време отнема внедряването на ERP за eMAG?

Адаптирането на голяма международна ERP платформа може да отнеме няколко месеца. Специализирана система като Prim.io се внедрява средно за около шест седмици, без да е нужен отделен ИТ екип.

Основни изводи

• ERP системата обединява поръчките от eMAG, наличностите, фактурирането и доставките, като всички процеси използват едни и същи актуални данни. Сам по себе си конекторът не може да осигури това.
• При над 64 000 търговци в eMAG и продажби за 10,6 млрд. румънски леи през платформата в Румъния през 2025 г. ръчната обработка бързо се превръща в пречка.
• e-Factura е задължителна за B2B фактурите от 1 януари 2024 г. Срокът за подаване вече е пет работни дни, а санкцията при неизползване на системата е 15% от стойността на фактурата.
• Една ERP система може да управлява eMAG RO, BG и HU с местните валути - RON, EUR и HUF - и фактури на съответния език.
• Специализирана ERP система като Prim.io се внедрява средно за около шест седмици.

Следващата стъпка

Чрез директна връзка с API на eMAG ERP системата събира поръчките, наличностите, фактурирането и доставките на едно място. Така можете да управлявате работата си в Румъния, България и Унгария с едни и същи актуални данни, без да преминавате между различни приложения.

С разрастването на бизнеса ERP системата може да поеме по-големия обем работа и да улесни ежедневното управление.

Prim.io е създадена за такъв начин на работа: свързва акаунтите ви в eMAG и поддържа данните актуални във всички процеси. За да видите как системата би работила във вашия бизнес, заявете демонстрация на Prim.io и обсъдете с екипа как да организирате работата си.